ما هو الحدث الهجين وكيف أبدأ؟

أجبرت جائحة كوفيد-19 منظمي الفعاليات على التحول إلى الأحداث الافتراضية في مارس 2020. وعلى الرغم من أن هذا كان تحديًا غير متوقع، إلا أن العديد من منظمي الفعاليات حققوا نجاحًا كبيرًا مع الأحداث الافتراضية واستفادوا من الفوائد التي جلبها العالم الافتراضي لفعالياتهم.

مع عودة الفعاليات الحضورية تدريجيًا، يبحث منظمو الفعاليات عن طرق للجمع بين أفضل مزايا منصات الفعاليات الافتراضية والفعاليات التقليدية التي تُقام في أماكن محددة. ومن خلال توفير خيارات الحضور الشخصي وعبر الإنترنت للحضور، يمكن لمنظمي الفعاليات جعل فعالياتهم أكثر مرونةً ووصولًا إلى جمهور عالمي أوسع. في هذه المقالة، نستكشف ماهية الفعاليات الهجينة، وفوائدها، وأمثلة عليها، وكيفية تنظيمها.

إذن، ما هو الحدث الهجين؟

الحدث الهجين هو حدث يجمع بين عناصر الحضور الشخصي والافتراضي. ويشمل كلاً من : تجربة مباشرة في مكان فعلي، حيث يمكن للمتحدثين والحضور الانضمام شخصيًا، وتجربة افتراضية تُقام عبر الإنترنت حيث يمكن للمتحدثين والحضور المشاركة عن بُعد ، عادةً عبر منصة الحدث .

يتكون الحدث الهجين من مؤتمر أو معرض تجاري أو ندوة أو ورشة عمل أو نوع آخر من الاجتماعات يجمع بين تجربة حدث "مباشر" شخصيًا ومكون "افتراضي" عبر الإنترنت.

هناك ثلاثة مكونات رئيسية تجعل الحدث هجينًا:

• تجربتان - يتضمن الحدث عناصر حضورية وأخرى عبر الإنترنت.
• المشاركة عبر القنوات - يمكن لجميع الحضور (سواء شخصيًا أو عبر الإنترنت) التفاعل مع بعضهم البعض ومع مقدمي العروض.
• مباشر - الحدث مباشر جزئيًا على الأقل.

هل الأحداث الهجينة شيء جديد؟

لا، مفهوم الجمع بين الفعاليات الافتراضية والفعاليات في الموقع ليس جديدًا. تاريخيًا، كانت معظم الفعاليات الهجينة مجرد فعاليات شخصية تُبث مباشرةً لجمهور عبر الإنترنت يشاهدها من المنزل.

قبل فترة طويلة من ظهور جائحة كوفيد-19، دعمت Interprefy منظمي الفعاليات بإعدادات هجينة، مما أدى إلى توفير الترجمة المباشرة من المترجمين عن بعد إلى الحضور والمندوبين في الموقع وغالبًا أيضًا عن بعد.

من المؤكد أن كوفيد-19 كان بمثابة حافز للطفرة الأخيرة في الأحداث الافتراضية، لكنه لم يخلق بأي حال من الأحوال تنسيقًا جديدًا تمامًا للأحداث.

رغم أنها ليست بجديدة، إلا أن الفعاليات الهجينة أصبحت من أبرز المواضيع مع تغيير جائحة كوفيد-19 لأسلوب حياة العالم وأسلوب إدارته للأعمال. تتجاوز فعاليات اليوم الهجينة البث المباشر، وتهدف إلى إشراك الجمهور الافتراضي والحضوري بالكامل من خلال التكنولوجيا - من خلال المحادثات والتواصل، وغالبًا ما تكون مُجهزة بتجهيزات فنية مُعقدة في الموقع لربط الناس على جانبي الشاشة.

في نهاية المطاف، نشهد اليوم استمرار تطور الأحداث الهجينة وإغلاق الفجوة بين التجارب التي يخوضها الجمهور المحلي والجمهور الافتراضي.

فوائد الأحداث الهجينة

إن الجمع بين أفضل خصائص الأحداث التقليدية والأحداث الافتراضية يمكن أن يحقق عددًا من الفوائد لكل من الحاضرين ومنظمتك:

• الوصول إلى الحدث - يتم الآن توفير خيار الحضور افتراضيًا للمشاركين الذين قد لا يتمكنون من السفر إلى حدثك، مما يعني أنه يمكنك فتح الأبواب أمام جمهور عالمي كبير.
• إطلاق العنان لإمكانات مشاركة الجمهور - تحويل المتفرجين إلى مشاركين منخرطين من خلال الاستفادة من ميزات المشاركة المتطورة التي توفرها منصات الأحداث الافتراضية.
• توسيع إمكانية الوصول والشمول - لم يعد الحضور يقتصر على أولئك الذين لديهم الموارد والقدرات البدنية للسفر إلى المكان.
• احصل على المزيد من بيانات الأحداث ورؤى الجمهور - توفر منصات وتطبيقات الأحداث الافتراضية المتطورة رؤى أعمق حول الحضور والمشاركة.
• حسّن بصمتك الكربونية - تُسهم الفعاليات التقليدية في انبعاثات كبيرة، بدءًا من السفر ووصولًا إلى هدر المواد. وقد أثّر التحوّل إلى الفعاليات الافتراضية إيجابًا على انبعاثات هذا القطاع، ومن خلال الاستمرار في تكييف العناصر الافتراضية، يُمكن لمنظمي الفعاليات خفض انبعاثاتهم الكربونية.
• كن مرنًا واستعد للأمور غير المتوقعة - لا يستطيع منظمو الفعاليات التخطيط للاضطرابات المحتملة، ولكن ليس فقط من خلال الاعتماد على الأحداث الافتراضية، بل من خلال توفير تجربتين على قدم المساواة، يمكن التخفيف من خطر الإلغاء.

احصل على مزيد من المعلومات حول فوائد الأحداث الهجينة في منشور مدونتنا حول إطلاق العنان للإمكانات الكاملة للأحداث الهجينة .

أمثلة على الأحداث الهجينة

يمكن أن تتخذ الفعاليات الهجينة أشكالًا متعددة. في أبسط صورها، تُضيف الفعالية الهجينة بُعدًا إلكترونيًا إلى الفعالية الحضورية، وذلك للوصول إلى جمهور أوسع والتفاعل معه دون الحاجة إلى السفر للمشاركة.

يمكن أن تكون بعض الأمثلة للأحداث الهجينة:

• معرض تجاري كبير في مكان المعرض، مع محتوى حصري عبر الإنترنت وتطبيق حدث يستخدمه الزوار في الموقع والافتراضيون
• قمة سنوية يتم بثها مباشرة في مسرح ويتم تقديمها لجمهور محدود وبثها إلى ملايين الأشخاص عبر الإنترنت
• مؤتمر دولي في مركز مؤتمرات مع بعض المتحدثين في المكان والبعض الآخر متصل عبر مؤتمرات الويب، ويتم بثه إلى الحاضرين شخصيًا على شاشة كبيرة

أنواع الأحداث الهجينة

يمكن لمعظم أنواع الاجتماعات والفعاليات الشائعة أن تتكيف مع الجوانب الهجينة، حتى الأحداث الداخلية للشركة.

فكر في كيفية عمل هذه الأنواع من الأحداث في بيئة هجينة لمنظمتك:

• اجتماعات الفريق 
• المعارض التجارية
• ندوات عبر الإنترنت
• إطلاق المنتجات
• اجتماعات المجلس البلدي
• المؤتمرات
• ندوات تدريبية
• اجتماعات الانطلاق السنوية

كيف يبدو الحدث الهجين؟

في الفعاليات الهجينة، يُتاح للحضور خيار الحضور، أو المشاركة عبر الإنترنت في حال تعذر عليهم السفر إلى الموقع أو فضّلوا التواصل عن بُعد. يستخدم منظمو الفعاليات منصات فعاليات افتراضية لتكملة تجربة الحضور الشخصي.

يمكن للفعاليات الهجينة بثّ برامجها عبر الإنترنت ببساطة، مما قد يُشعر الحضور الافتراضيين بالاستبعاد. ولإشراك جمهورهم ، يستخدم العديد من منظمي الفعاليات تقنيات تُتيح لهم التفاعل.

تشمل ميزات المشاركة المحتملة ما يلي:

• استطلاعات الرأي المباشرة
• جلسات الأسئلة والأجوبة الافتراضية
• موجزات الأنشطة
• جلسات التواصل
• برنامج التوفيق بين الأشخاص
• الترجمة الفورية للغة
• غرف الاجتماعات الفرعية
• محادثات الحدث

تعرف على المزيد حول كيفية جعل حدثك الهجين ناجحًا مع  دليل Interprefy الشامل للتخطيط للأحداث الافتراضية والهجينة متعددة اللغات

ابدء

1. ضع جمهورك في المقام الأول

أول ما يجب مراعاته عند البدء بالفعاليات الهجينة هو أنها تُمثل توازنًا بين زوار الموقع والزوار الافتراضيين، حيث يجب أن تكون تجاربهم متناغمة - أي إنشاء فعالية ذات تجربتين. يكمن التحدي في ضمان ملاءمة محتواك لكلا المجموعتين، دون الشعور بأنه حدثان مختلفان تمامًا.

لذا فإن نقطة البداية الجيدة هي التركيز على جمهورك: من هم، وماذا يتوقعون، وما القيمة التي يمكنك إضافتها إلى تجربتهم، وكيف يمكنك الحفاظ على اهتمامهم وتفاعلهم مرتفعًا وكيف يمكنك إضافة عنصر إيجابي من المفاجأة؟

2. حدد أهدافًا ذكية

حدّد أهداف العمل التي يدعمها حدثك، وكيف يمكنك وضع أهداف ذكية (SMART) لحدثك. ما هي الجوانب الافتراضية التي يمكن أن تدعم هذه الأهداف، وكيف يمكنك قياس تأثيرها؟

3. حدد برنامجك بحكمة

عند تحديد برنامجك وجدولك الزمني، ضع في اعتبارك مدى انتباهك والمناطق الزمنية. اختر الجودة على الكمية، فقد يتواصل جمهورك الافتراضي من مقهى مزدحم أو من منزل العائلة.

4. العمل مع شريك AV من الطراز الأول لإنشاء تجربة غامرة

لخلق تجربة فعالية آسرة في كلا جانبي المكان، من الضروري للغاية التعاون مع شريك إنتاج وتقنيات سمعية وبصرية متميز. لا تُخاطر بأن يبدو حدثك وكأنه مكالمة زوم سيئة. الكاميرات عالية الجودة ومعدات الصوت وخبرة شريكك في التقنيات السمعية والبصرية هي التي ستحدد في النهاية نجاح حدثك الهجين.

5. اختر مجموعة أدواتك التقنية بحكمة

ابحث عن منصة حدث افتراضية أو مختلطة واختر منها ما يناسب احتياجاتك بدءًا من التسجيل وحتى إشراك جمهورك الافتراضي والمباشر من خلال تطبيق سطح المكتب والهاتف المحمول.

بما أن جمهورك يستطيع الآن التواصل من أي مكان في العالم، تأكد من أن الجميع يفهمون وأن أي شخص يفهم مقدمي العروض. باختيارك شريكًا لمنصة Interprefy، يمكنك توفير ترجمة فورية لغوية للحضور - سواءً في الموقع عبر تطبيق Interprefy للجوال أو داخل منصة الحدث لمن يتواصلون عن بُعد.

سيقدم شريك تكنولوجيا الفعاليات متعدد اللغات المناسب مجموعة من حلول الوصول اللغوي، بدءًا من الترجمة الفورية الاحترافية التي يقدمها مترجمون فوريون مدربون، وصولًا إلى الحلول المدعومة بالذكاء الاصطناعي مثل التسميات التوضيحية المباشرة وترجمة الكلام بالذكاء الاصطناعي . تأكد من قدرة شريك التكنولوجيا الذي تختاره على الاتصال بمنصة الفعاليات المفضلة لديك، وتوفير إدارة المشاريع والدعم عن بُعد لمزيد من راحة البال.