كيفية استضافة اجتماعات عمل متعددة اللغات بنجاح

عند عقد اجتماعات مع الشركاء أو العملاء أو الموردين أو الأقران عبر بلدان متعددة، يمكن للغة في كثير من الأحيان أن تشكل عائقًا كبيرًا أمام التواصل الناجح.

للتأكد من عدم ضياع رسالة المشاركين في الاجتماع في الترجمة، يختار منظمو الاجتماعات في الشركات والمؤسسات الصغيرة والمتوسطة والمنظمات غير الحكومية والجمعيات والمؤسسات إحضار مترجمين فوريين محترفين إلى اجتماعاتهم.

تسهل عمليات التكامل من الترجمة الفورية عن بعد (RSI) مثل Interprefy في برامج الاجتماعات الشهيرة Microsoft Teams أو Zoom

بعد دعم عشرات الآلاف من اجتماعات الأعمال المتعددة اللغات، حددنا بعض أفضل الممارسات الرئيسية للتأكد من أن اجتماعاتك المتعددة اللغات مع الترجمة الحية تسير بسلاسة.

عند استضافة اجتماعات متعددة اللغات

إذا كنت تقوم بتنظيم أو استضافة اجتماع متعدد اللغات مع الترجمة الفورية، فإننا نوصيك باتباع النصائح التالية لضمان النجاح:

1. شارك دليل استخدام المنصة التي تختارها مع الحضور قبل الاجتماع - لا تُبالغ أبدًا في تقدير المعرفة التقنية للمشاركين، وشارك تعليمات المنصة معهم قبل الاجتماع. إذا كانوا يعرفون كيفية استخدامها، فيمكنهم تجاهلها، ولكن إذا لم يكونوا يعرفون، فهذا الإجراء البسيط قد يُنقذ اجتماعك. الوقاية خير من العلاج، والأمر سهلٌ للغاية، ما عليك سوى إرسال الرابط المناسب. في Interprefy، جمعنا جميع أدلة استخدام منتجاتنا وجعلناها متاحة للجميع في قاعدة معارفنا .

2. أطلع الحضور على أفضل ممارسات الاجتماعات متعددة اللغات قبل بدء الفعالية - بعض أفضل ممارسات الاجتماعات عبر الإنترنت تنطبق بشكل أكبر على الاجتماعات متعددة اللغات. وينطبق هذا على جودة الصوت وضرورة استخدام الميكروفونات وسماعات الرأس المناسبة. في Interprefy، أعددنا فيديو بسيطًا حول كيفية تنظيم الاجتماعات (متوفر أدناه) يشرح للمشاركين بعض القواعد الأساسية لضمان نجاح الاجتماعات متعددة اللغات مع الترجمة الفورية. يمكنك مشاركته مسبقًا ليحضر الجميع مستعدين، وتشغيله في بداية اجتماعك كتذكير سريع وفعال.

3. شارك أي عرض تقديمي أو مواد ذات صلة مع المترجمين قبل اجتماعك - على الرغم من أن المترجمين سيكونون خبراء في موضوع اجتماعك، فإن تزويدهم بالمواد ذات الصلة سيساعدهم على التعرف على المصطلحات والأسماء والمصطلحات الخاصة بالشركة والتي قد لا تكون معروفة لهم بخلاف ذلك.
   
   
4. إذا كنتَ مُضيف الاجتماع، فأخبر جمهورك بأفعالك لفظيًا . الصمت قد يُشعر جمهورك بالانفصال عن اجتماعك، لذا حاول استخدام الإشارات اللفظية قدر الإمكان لإعلام المشاركين بما يجري. على سبيل المثال، إذا لم تبدأ الاجتماع لأنك تنتظر اتصال المزيد من المشاركين، يمكنك قول: "أرى أن بعض المشاركين ما زالوا غير متصلين، لذا سننتظر 5 دقائق أخرى لبدء المكالمة".

عند التحدث في اجتماع متعدد اللغات مع الترجمة الفورية

يعتمد نجاح الاجتماع بشكل كبير على جودة الصوت الذي يتلقاه المترجمون الفوريون. إليكم بعض التوصيات للمتحدثين لضمان قدرة المترجمين الفوريين على ترجمة رسالتكم ونقلها بفعالية:

1. تأكد من أنك في بيئة هادئة ومقاومة للصدى - فهذا لن يساعدك فقط على التركيز بشكل أفضل في الاجتماع الذي بين يديك، بل سيضمن أيضًا أن يسمع جمهورك والمترجمون صوتك فقط.
   
   
2. اختر ميكروفونات قابلة للتوصيل بمنفذ USB - تجنب استخدام الميكروفونات المدمجة أو اللاسلكية لأنها قد تُصدر صدىً أو تُفرغ بطاريتها أثناء الاجتماع. يُرجى عدم استخدام الميكروفونات المدمجة في أجهزة الكمبيوتر أو سماعات الأذن، لأن جودة الصوت ليست بالجودة المطلوبة.
   
   
3. تحدث دائمًا مباشرة في جهاز الصوت وتجنب أي ضوضاء في الخلفية - فالأفعال اللاواعية مثل خلط الورق أو النقر بالقلم أو الابتعاد كثيرًا عن الميكروفون يمكن أن تؤدي إلى إتلاف جودة الصوت ولها تأثير سلبي على كل من الجمهور والمترجمين.
   
   
4. تأكد من أن يتحدث شخص واحد فقط في كل مرة وبسرعة معتدلة - انتبه لزملائك المشاركين، وكذلك للمترجم. من السهل جدًا على المشاركين في الاجتماع الشعور بعدم الانخراط في الاجتماعات إذا لم يتمكنوا من الاستماع أو متابعة المحادثة بشكل صحيح، ولكن هذا الأمر أكثر أهمية بالنسبة للمترجم، الذي يتعين عليه نقل الرسالة بلغة مختلفة. يمكن تجنب ذلك بسهولة بالتناوب على التحدث وتجنب قراءة خطابك.
   
   
5. تجنب تغيير اللغة في منتصف الجملة إذا كنت متحدثًا متعدد اللغات وتجيد أكثر من لغة، فقد تميل إلى تغيير اللغة أثناء إلقاء خطابك. إذا كنت ستفعل ذلك، فأخبر الجميع مسبقًا بقولك: "سأنتقل الآن إلى..." اللغة X (الإيطالية، الإسبانية، العربية، وما إلى ذلك)" حتى يتمكن الأشخاص الذين لا يفهمون تلك اللغة من التبديل إلى قناة اللغة المناسبة ويمكن للمترجمين أيضًا ضبط إعداداتهم في أداة الترجمة. 

    

الآن كل شيء جاهز. تأكد من اتباع هذه الخطوات، ولن يعيقك شيء عن ضمان فهم جميع الحاضرين للاجتماع وفهمهم.

إذا كنت ترغب في معرفة المزيد حول كيفية مساعدة Interprefy لك في استضافة اجتماعات العمل والمؤتمرات وقاعات المدينة متعددة اللغات وما إلى ذلك، فلا تتردد في حجز مكالمة تعريفية معنا اليوم.