الدروس المستفادة من تخطيط احتفال نهاية العام الافتراضي

بينما نحن مشغولون بالتعامل مع تخطيط نهاية العام، العديد من الفرق تقوم بالعصف الذهني حول كيفية تنظيم لقاءات نهاية العام والاحتفال بالعطلات، حتى إذا لم نتمكن من التواجد فعليًا في نفس المكان أو حتى في نفس المنطقة الزمنية.

كوننا شركة موزعة بالكامل يعني إعادة ابتكار اللقاءات السنوية في نهاية العام للفضاء الافتراضي. بينما نفتقد بالتأكيد الاختلاط الجماعي والهتاف مع الزملاء من الأقسام الأخرى الذين كانوا كرماء للغاية في مساعدتنا كلما احتجنا، يمكن تخصيص الاحتفالات الافتراضية لتقديم أنشطة اجتماعية مفاجئة وحتى جديدة.

في Interprefy، اجتمعنا للاحتفالات بنهاية العام في 2020 و2021 افتراضيًا، وعلى الرغم من أنها كانت الأولى للعديد، فقد نتج عنها تجارب مبهجة ولا تُنسى، استمرت في كونها حديث المدينة لأشهر.

فيما يلي أهم ما استخلصناه من تخطيط احتفال افتراضي لنهاية العام.

1. ابدأ التخطيط مبكرًا

هناك حرفيًا آلاف من الشركات والمستقلين الذين وجدوا لنفسهم مكانًا مميزًا في تقديم الترفيه للتجمعات الافتراضية، بدءًا من الكوميديا إلى الموسيقى وصولًا إلى صيد الهروب الافتراضي. سيساعد التخطيط المبكر على ضمان أفضل الفنانين وشركاء الإنتاج لاحتفالك الافتراضي.

تذكر أيضًا أن بعض زملائك قد يبدأون إجازاتهم مبكرًا، لذا تأكد من إبلاغ تاريخ الاحتفال مبكرًا وإرسال إشعار حفظ التاريخ.

2. خصص وقتًا كافيًا في الجدول للأنشطة الاجتماعية

عند تنظيم برنامج احتفالك، احرص على أن تكون هذه الفرصة الفريدة للعديد من المشاركين للقاء الزملاء من مختلف الأقسام وإجراء حوارات غير متعلقة بالعمل. يمكن أن يصبح التعب الرقمي تهديدًا لأي فعالية عبر الإنترنت إذا تم حشو جدول زمني يمتد لأربع ساعات. لذا يُنصح بالحفاظ على البرنامج الرسمي ضمن مدة مناسبة، مع إضافة فترات استراحة، وجلسات تواصل، أو حتى أنشطة التعارف السريع للالتقاء بزملاء عشوائيين.

3. احصل على فريق إنتاج للانضمام لتجميع جميع قطع اللغز معًا

جلسات الانفصال، العروض التقديمية، الألعاب، أكشاك التصوير - تجميع جميع القطع معًا وإنشاء تجربة سلسة يمكن أن يكون تحديًا. إنضمام فريق إنتاج الفعاليات الافتراضية مبكرًا سيضمن تجارب خالية من الأخطاء للجميع ويضمن أنك لن تحتاج إلى حل المشكلات ويمكنك الاستمتاع بالفعالية بنفسك.

4. احصل على مضيف لإرشاد فرقك خلال البرنامج

إذا كنت' تخطط لتوجيه الأشخاص إلى مناطق متعددة طوال الحدث، يجب أن يكونوا واضحين بشأن ما يحتاجون إلى القيام به في أي لحظة. وجود مضيف يفتتح الاحتفال، يقدم البرنامج، يعرّف قواعد التنظيم ويضيف لمسة من الضحك يساعد كثيرًا. في العام الماضي، كان لدينا كوميدي بريطاني رائع افتتح الاحتفال بأغنية ذات طابع Interprefy، أجرى مقابلة مع مؤسس شركتنا، وحافظ على مستوى عالٍ من التفاعل طوال الحدث.

5. القليل هو الأكثر

بالتأكيد، لديك الكثير من الأفكار الرائعة لأنشطة الفعاليات. لكن تذكر، بينما قد يجتمع بعض الأشخاص في مكتبهم المحلي، قد يجلس الكثيرون أمام حواسيبهم ويعانون من إجهاد افتراضي إذا استمر ذلك لفترة طويلة.

اجعلها قصيرة وجذابة ولا تُنسى، ولكن مفتوحة للذين عادةً ما يكونون آخر من يبقى في البار.

5. الألعاب ضرورية

يمكن أن تكون الألعاب مثل صيد الفِرَار الافتراضي أو مسابقات الحانات وسيلة رائعة لتسلية زملائك وجمع الأشخاص من جميع أنحاء العالم في فرق صغيرة لأغراض بناء الفريق. في أسفل هذه المقالة، ستجد قائمة بأفكار للأنشطة الممتعة.

6. اجعل خطاب الرئيس التنفيذي' لا يُنسى

يُعدّ تلخيص الرئيس التنفيذي للعام أمرًا ضروريًا دائمًا. حاول دعم الرئيس التنفيذي بأفكار للخطاب لجعله قصيرًا ولا يُنسى. في احتفالنا العام الماضي، استعنا بمصمم جرافيك لتحويل الخطاب إلى رسم حي، بينما استمر الخطاب. كان بإمكان الجميع مشاهدة الرئيس التنفيذي يتحدث ورسم يتطور في الوقت نفسه على الشاشة. أسفر ذلك عن رسم ملخص سنوي جميل يزين الآن حائطًا في مقرنا الرئيسي.

7. إنشاء إطار لحفل ما بعد الفعالية

بينما قد يستمر برنامجكم الرسمي لمدة 2-3 ساعات، يرغب العديد من زملائكم في البقاء والاحتفال مع زملائهم. في العام الماضي، استخدمنا تطبيق الشبكة الافتراضية للفيديو wonder.me الذي يقدم مشهداً يحتوي على مناطق متعددة يمكن للناس التجول فيها بحرية، والانضمام إلى مكالمات فيديو جماعية، أو التواصل واحدًا لواحد.

8. اجعلها تجربة شاملة وميسرة

ضمان شعور جميع زملائك بالاندماج المتساوي في تجربة الحدث أمر أساسي. قد يكون لديك زملاء غير مرتاحين تمامًا للإنجليزية المهنية. أو قد يكون لبعض الزملاء إعاقة بصرية أو سمعية قد تؤثر على تجربتهم. هناك العديد من الأدوات التي يمكنها مساعدتك في جعل الاحتفال تجربة شاملة، بدءًا من المنصات التي تقدم تباينات ألوان مختلفة وميزات إمكانية الوصول، إلى الترجمة الفورية للنصوص وتفسير اللغة مباشرة. 

أفكار ممتعة للاحتفال الافتراضي بنهاية العام لموظفيك

1. جلسات الخلط - أنشئ مشروبات ذات طابع الشركة، أرسل للجميع وصفات المشروبات وقائمة التسوق واحصل على خبير خلط لتعليم الجميع هذه الكوكتيلات أو المشروبات غير الكحولية مباشرةً خلال الحدث.
2. كشك تصوير افتراضي - طريقة رائعة للحصول على صورة فريق عالمية، وكذلك لإجراء تحدي تصوير يتماشى مع موضوع الحدث الخاص بك.
3. حفل توزيع جوائز ممتع - أنشئ فئات ممتعة واحصل على تصويت الفرق مسبقًا حتى تتمكن من منح الناس جوائز ساخرة، مثل الجائزة "جائزة أنت لا تزال صامتًا".
4. عرض المواهب - عرض المواهب المخفية في شركتكم من خلال إعطاء المنصة لزميل لديه صوت ملاك أو يتحدى عرش Slash's.
5. مسابقة حانة - ضع الأشخاص في مجموعات عشوائية للمشاركة في مسابقة حانة ومنح الفريق الفائز. طريقة رائعة لجمع الناس معًا وتعزيز روح الفريق عبر الأقسام.
6. من أنا؟ - اطلب من زملائك مسبقًا تقديم حقيقة مفاجئة عن أنفسهم واستضف اختبارًا لمعرفة مدى معرفتك بزملائك.

خلاصة القول: السماء هي الحدّ الأقصى. كن مبدعًا، وحاول أن تكون الفعاليات مختصرة، اجتماعية، ممتعة، مسلية، وفي النهاية: لا تُنسى.

وإذا كنتم بحاجة إلى أي مساعدة في ربط زملائكم بلغاتهم الخاصة، يرجى عدم التردد في التواصل معنا في أي وقت.