على الرغم من أن العمل عن بعد قد وفر مرونة أكبر، إلا أنه لا يزال من المستحيل تقريبًا جمع كل الموظفين في مكان واحد في نفس الوقت.
اليوميات مليئة بالاجتماعات تلو الأخرى، ودائمًا ما يكون هناك شخص واحد في إجازة سنوية.
إنه موقف صعب، خاصة عندما نحاول توفير تحديثات مهمة للشركة لجميع القوى العاملة.
وهذا هو السبب في أن العديد من المنظمات بدأت تتبنى عقد اجتماعات افتراضية على غرار اجتماعات قاعات المدينة.
الفرق بين الحدث العادي والاجتماع الافتراضي هو أنه يتميز عادةً بفرق القيادة على مستوى الشركة والتي تزود القوى العاملة بأكملها بتحديثات الصورة الكبيرة لإبقاء الجميع على اطلاع ومعرفة.
من خلال اجتماع مجلس المدينة الافتراضي، يحصل الموظفون على العديد من فوائد الحدث الشخصي مع الميزة الإضافية المتمثلة في القدرة على الحضور من أي مكان في العالم.
كما أنها تعتبر أداة رائعة لتعزيز ثقافة الشركة وزيادة الروابط بين أعضاء الفريق والحفاظ على توافق الجميع مع رؤية المنظمة.
ومع ذلك، فإن الحفاظ على المشاركة خلال حدث افتراضي قد يكون أمرًا صعبًا، خاصةً إذا كان الحدث يستمر يومًا كاملاً ويشعر العديد من الأشخاص بالإرهاق من اجتماعات مؤتمرات الفيديو المستمرة.
لذا، مع 55 بالمائة من العاملين عن بعد حاليًا بأنهم أقل ارتباطًا بأعمالهم وشعور 69 بالمائة منهم بالإرهاق ، إليك أهم نصائحي لمنظمي الفعاليات لجعل اجتماعاتهم الافتراضية أكثر جاذبية.
1. ضبط الحالة المزاجية
قم بتشغيل بعض الموسيقى في الخلفية بينما يبدأ زملاؤك في الاتصال تدريجيًا. قد يستغرق الأمر بعض الوقت حتى يتواصل الجميع ويمكنك ضبط الحالة المزاجية بينما ينتظر الآخرون.
لا يؤدي هذا إلى تحسين الحالة المزاجية فحسب، بل إنه أيضًا وسيلة رائعة لكسر الجمود، لأنه عادةً ما يكون مفاجأة لطيفة وغير متوقعة بالنسبة لمعظم الناس!
2. احتفل بنجاحاتك
ما هي أفضل طريقة لتعزيز معنويات الموظفين من بدء العمل بالاحتفال؟
يعد تقدير الموظفين وسيلة فعالة لتعزيز المشاركة، كما تعد الاجتماعات العامة الوسيلة المثالية للتأكيد على أن مساهمة كل شخص تحظى بالتقدير.
يمكن أن تكون جائزة موظف الشهر، ولكنها قد تكون أيضًا بسيطة مثل صيحة من زميل آخر، أو مكافأة على الأداء الاستثنائي، أو الاعتراف بإظهار قيم الشركة.
وتظهر الأبحاث أيضًا أن العمال يفضلون الثناء أو التقدير العلني على الزيادة ، لذا لا تخف من تقديم بعض التقدير الذي تستحقه.
3. اجعلها قصيرة ومُركزة
هناك الكثير مما تود إخبار زملائك به، ولكن ليس لديك سوى القليل من الوقت.
مع انشغال جداول أعمال الجميع، فأنت لا تريد أن تشغل انتباههم.
اجعل خطابك مختصرًا، مع جدول أعمال واضح وواقعي، ولا تتجاوز أربعة مواضيع. وحتى في هذه المواضيع، حاول تجنب الخوض في التفاصيل.
تأكد من إيصال الرسالة الأساسية وتأكيدها. الإفراط في التفاصيل يُضعف الرسالة ويُخاطر بفقدان انتباه زملائك.
4. امنح الجميع فرصة للتحدث
استخدام نفس مكبرات الصوت دائمًا، أو حتى مُضيف واحد فقط، في كل قاعة بلدية أمرٌ مُتوقع وممل. لماذا لا تُتيح الميكروفون لشخص آخر ليُشارك آرائه؟
والأفضل من ذلك، أضفِ لمسةً مميزةً على فعالياتك بالاستعانة بمجموعة متنوعة من المحاضرين من مختلف الأقسام والمستويات الإدارية. بل إن بعض المؤسسات ذهبت إلى أبعد من ذلك، حيث استعانت بمتحدثين ضيوف ومحفزين للانضمام إلى مكالماتها.
لكن فكّروا في إشراك متحدث جديد واحد على الأقل في كل اجتماع عام للشركة، وإتاحة الفرصة للموظفين للتعبير عن آرائهم. هذا لا يسمح فقط بتمثيل وجهات نظر مختلفة، بل يُضفي أيضًا فهمًا أعمق لما يجري في جميع أنحاء المؤسسة.
5. امنح الناس استراحة
يبلغ متوسط مدى انتباه الإنسان حوالي 8 ثوانٍ، لذا فإن إبقاء الأمور قصيرة وموجزة ومباشرة هو أمر أساسي لإبقاء الناس منخرطين.
عادةً ما تحظى الأحداث الأقصر، التي لا تزيد مدتها عن ساعة واحدة، بأفضل معدلات التفاعل بين أفراد الجمهور، حيث كلما طالت المدة، زادت فرصة تشتيت انتباه الأشخاص وفقدان التركيز.
تُعدّ الجلسات المُنفصلة وسيلةً رائعةً للحفاظ على التركيز، كما هو الحال مع تخصيص وقتٍ في نهاية كل عرضٍ تقديمي أو قسمٍ للأسئلة والأجوبة. فبتقليل عدد المحاضرات المُزدحمة وقصر الفترات الزمنية على فتراتٍ مُناسبة، يقلّ احتمال تشتت انتباه الجمهور بشكلٍ كبير.
6. استخدم استطلاعات الرأي والألعاب لبدء التفاعل
أشرك زملاءك من خلال استطلاع رأي أو لعبة بسيطة حول بعض مواضيع جدول أعمالك. نقرة واحدة فقط هي أسهل طريقة للتفاعل، فهي تُنشئ تواصلًا سريعًا.
7. كن مبدعًا
يتوق الموظفون إلى طرق جديدة للتواصل مع بعضهم البعض والحصول على فرصة من اجتماع مؤتمرات الفيديو النمطي، لذا كن مبدعًا.
لم تعد الاجتماعات تُعقد داخل جدران المكتب. شجّع موظفيك على المشي بين الحين والآخر مع الاستمرار في الاتصال من هواتفهم الذكية.
ليس بالضرورة أن تكون كل فكرة رائعة. التنوع هو نكهة الحياة، فلا تتردد في التجربة.
تأكد من الحصول على تعليقات من فريقك وتعديل نهجك كلما لزم الأمر للحفاظ على المشاركة بمستوى ثابت.
8. املأ فجوات اللغة
تُسهّل الاجتماعات العامة الإلكترونية جمع الناس من جميع أنحاء العالم أكثر من أي وقت مضى. لكن المشكلة تكمن في أن الجميع لا يتحدثون اللغة نفسها.
لكي يتمكن الأشخاص من جنسيات وخلفيات مختلفة من التفاعل مع بعضهم البعض في الوقت الفعلي، فإنهم يحتاجون إلى أدوات وبرامج بديهية توفر ترجمة سلسة أثناء حدوث الحدث.
تضيف أدوات الترجمة الفورية مثل منصة Interprefy ترجمة مباشرة للأحداث متعددة الجنسيات بجميع أحجامها بينما تساعد المؤسسات على تعزيز الشمولية وكسر الحواجز اللغوية، من خلال:
- الترجمة الفورية المباشرة من مترجمي المؤتمرات
- ترجمات مباشرة تلقائية ومترجمة بالذكاء الاصطناعي
- ترجمة لغة الإشارة
إن القدرة على الاستمتاع بحدث ما بلغتك الأم هي بلا شك الطريقة الأكثر فعالية لإنشاء تجربة جمهور متفاعلة يمكن للجميع الانضمام إليها.
9. اقلب الطاولة في قسم الأسئلة والأجوبة
بمجرد مشاركة تحديثات عملك وأهدافك القادمة، تأكد من أن موظفيك لديهم الفرصة لطرح الأسئلة والتواصل مباشرة مع فريق القيادة لديك.
خذ في الاعتبار تخصيص بعض الوقت للأسئلة والأجوبة بعد كل متحدث في جدول أعمال اجتماعك الافتراضي.
ولكن حتى في الثقافة الأكثر انفتاحًا ودعمًا، فإن طرح سؤال على الإدارة أمام الشركة بأكملها قد يكون أمرًا مخيفًا.
قد يمتنع الموظفون عن ذلك خوفًا من كشف جهلهم المحتمل. ولكن إذا نهض قائدٌ وطرح سؤالًا، تُتاح للموظفين فرصة المشاركة من موقع قوة.
10. ابقي الأمر بسيطًا!
لا يوجد أسوأ من حضور اجتماع وعدم القدرة على فهم أي كلمة مما يقوله أحد. لا تُقدّم البيانات المالية إلا إذا استطعت إبرازها وجعلها مرتبطة بما تحتاج الشركة إلى التركيز عليه لاحقًا.
سواء كان الأمر يتعلق بالكثير من المصطلحات التجارية أو الشرائح المجهدة للعين، حاول تجنب الموضوعات المعقدة للغاية في اجتماعاتك التي تضم جميع الحاضرين واحرص على إبقاء الرسالة بسيطة وسهلة الفهم ومختصرة.
اجتماعات المجلس البلدي: طريق ذو اتجاهين
إن اجتماعات قاعة المدينة هي أكثر بكثير من مجرد قيام أحد المسؤولين التنفيذيين في الشركة بتقديم عرض تقديمي إلى حشد من الناس.
يمكن أن تلعب هذه الأحداث الشاملة دورًا حيويًا في تعزيز الروح المعنوية للموظفين، وتوجيه الاتجاه التنظيمي، والأهم من ذلك، الحفاظ على مشاركة الجميع.
رغم أنه قد يظل من الصعب جمع القوى العاملة بأكملها في مكالمة واحدة، فإن الحفاظ على المشاركة في هذه المكالمات منذ البداية يعد طريقة أكيدة لجعل اجتماعاتك ممتعة بقدر ما هي تعليمية.
تنزيل من متجر التطبيقات
تنزيل من جوجل بلاي
المزيد من روابط التحميل
