إعادة التفكير في نجاح الحدث: كيف تتغير مقاييس أداء الحدث للأفضل

يعتبر الكثيرون أن كليوباترا هي أول من نظمت فعاليات مسجلة في التاريخ. لقد عرفت قيمة جمع الناس للاحتفالات والإعلانات والمناسبات الأخرى. ومن المعروف أنها حولت لقاءها بالجنرال الروماني مارك أنطونيو إلى حدث رائع. دخلت كليوباترا الاجتماع عائمة في نهر النيل على متن ما يعادل يختًا فاخرًا قديمًا - وهي ترتدي زي الإلهة فينوس. تحدث عن الدخول.

كان هدف كليوباترا من لقاء مارك أنطونيو واضحًا: أرادت تكوين علاقة وثيقة معه. ما نتيجة حدثها؟ تمكنت سلالتها من العيش ليوم آخر. من المهرجانات الموسمية إلى حفلة رأس السنة الجديدة الحديثة، احتفظت الفعاليات بنفس الهدف الأساسي: بناء العلاقات وجمع الناس معًا لتجربة مشتركة.

في حين أن هدف الفعاليات لم يتغير، فإن الاستثمار الكبير المطلوب لإنشاء فعاليات أعمال حديثة يعني أن هناك المزيد على المحك. وهذا هو الحال بشكل خاص اليوم، مع مجموعة واسعة من الأدوات التكنولوجية التي تسهل العديد من أجزاء إدارة الفعاليات.

تُعزز الفعاليات الهجينة والافتراضية هذا التوجه، حيث يختبر العديد من الحضور (إن لم يكن جميعهم) الفعالية عبر أجهزتهم. إلى جانب إمكانية الوصول عبر الأجهزة، يُمكن الانضمام إلى الفعاليات عبر الإنترنت من أي مكان تقريبًا في العالم. يُتيح هذا للشركات فرصة الوصول إلى الجماهير على نطاق واسع. ولكن هل يُعدّ الوصول إلى أكبر عدد ممكن من الجمهور مؤشرًا على نجاح الفعالية؟ تستفيد بعض الشركات بالتأكيد من استضافة فعاليات أصغر حجمًا تُعزز علاقاتها وتُتيح لها تجارب تواصل أكثر فائدة.

مع تعدد العوامل ونماذج الأعمال المتغيرة، دعونا نفكر في كيفية تطور "نجاح" الفعاليات لمواكبة بيئة الأعمال المعاصرة.

ما هي مقاييس النجاح التي يجب عليك التركيز عليها؟

ما هي أهداف فعاليتك؟ وكيف تعرف أنك حققتها؟ الإجابة على هذه الأسئلة ستمنحك فكرة عن معنى النجاح لعملك. ولكن لتحديد النجاح، عليك أولاً اختيار المقاييس المناسبة التي تتتبع تقدمك في تحقيق أهداف فعاليتك.

وفيما يلي بعض المقاييس الأكثر أهمية لقياس نجاح الأحداث الحديثة:

1. عدد الحضور

يُعدّ قياس عدد الحضور في فعاليتك طريقةً بسيطةً لتحديد مدى نجاحها. ولكن عند إحصاء الحضور، يجب التمييز بين من سجّلوا ومن حضروا بالفعل - فكما دراسة بيزادو ، لا يحضر عادةً يوم الفعالية سوى نصف الحضور المسجلين.

عند تقييم أعداد المشاركين، ضع في اعتبارك عدد الحضور الذين غادروا فعاليتك قبل انتهائها رسميًا. مع أنه من الطبيعي أن يُغادر الناس الفعالية أثناءها، إلا أنه قد تواجه مشكلةً في التفاعل إذا غادر عددٌ كبيرٌ من الحضور الفعالية.

2. الإيرادات أو التذاكر المباعة

إذا كنت تستضيف فعالية مدفوعة الأجر، فإن الربحية وعائد الاستثمار أمران في غاية الأهمية.

مع المحاسبة السليمة، يسهل تحديد هذا المقياس. ببساطة، اجمع جميع إيراداتك ثم اطرح منها تكاليفك العامة. الفعالية الناجحة ستحقق ربحًا جيدًا.

3. النشاط والتغطية على وسائل التواصل الاجتماعي

يمكن أيضًا قياس تأثير الحدث من خلال عدد الحضور الذين يتحدثون عن تجاربهم. ونظرًا لأن معظم الجماهير متصلة رقميًا، فإن تتبع الإشارات على وسائل التواصل الاجتماعي يوفر لك مؤشرًا فوريًا لنجاح الحدث. يوفر عدد الإشارات الإيجابية أو السلبية مقياسًا كميًا، بينما توفر لك قراءة منشورات الحضور بيانات نوعية حول آراء المشاركين حول الحدث.

لتسهيل متابعة حساباتك على مواقع التواصل الاجتماعي، شارك اسم المستخدم الخاص بفعاليتك وشجع المشاركين على استخدام وسم بسيط ومخصص للفعالية. بالإضافة إلى الاطلاع على المنشورات، يُعد تحليل المشاعر ومقاييس التفاعل أمرًا بالغ الأهمية لتحديد كيفية تفاعل الجمهور مع الفعاليات.

4. البيانات المولدة

بالنسبة للفعاليات الافتراضية والهجينة، تُعدّ جودة وكمية البيانات المُولّدة مؤشرًا على النجاح. على سبيل المثال، إذا كان هدفك تحسين فعاليتك، فإنّ توليد بيانات حول تفاعل الجمهور أمرٌ بالغ الأهمية لتحقيق هدفك. أو، إذا كنت تستخدم الفعاليات للوصول إلى عملاء محتملين جدد، فإنّ جمع بيانات العملاء المحتملين أمرٌ أساسي لفهمهم وتحويلهم إلى عملاء فعليين.

لكنّ الجودة بالغة الأهمية هنا، لأنّ البيانات منخفضة الجودة تُسبب ضررًا أكبر من نفعها. على سبيل المثال، قد يُؤدي ضعف جمع البيانات إلى صورة غير مكتملة عن العملاء المحتملين، ما قد يُؤدي إلى تجارب عملاء سيئة نتيجةً لاستخدامك رسائل غير مناسبة لاستهدافهم.

5. توليد العملاء المحتملين

إذا كنت تستخدم الفعاليات لجذب عملاء محتملين، يُمكن قياس نجاح الفعالية بعدد العملاء المحتملين الذين يتم توليدهم. وبما أن ليس كل العملاء المحتملين يتحولون، فإن كيفية تقييمك لهم ونسبتهم إليهم عامل حاسم عند استخدام هذا المقياس. على سبيل المثال، قد يُعطيك حساب العملاء المحتملين غير المؤهلين انطباعًا زائفًا بنجاح الفعالية.

هناك طريقة أخرى لقياس النجاح وهي مقارنة تكلفة اكتساب العميل المحتمل (CPA) للفعاليات باستراتيجياتك الأخرى لتوليد العملاء المحتملين. سيمنحك هذا فكرة واضحة عما إذا كان من الأفضل إنفاق أموالك في مكان آخر.

6. سعادة ورضا الحضور

كيف تعرف إن كان الحضور استمتعوا بفعاليتك؟ اسألهم.

الاستبيانات وسيلة مباشرة للحصول على آراء المشاركين حول الفعاليات. بناءً على المعلومات التي تبحث عنها، يمكن إرسال الاستبيانات قبل الفعاليات أو أثناءها أو بعدها. لتحسين معدلات الاستجابة، اجعل الاستبيانات قصيرة وسهلة الإجابة. باستخدام منصة الفعاليات المناسبة، يمكن نشر الاستبيانات بسلاسة للفعاليات الافتراضية والهجينة.

للحصول على فهم أعمق لرضا الحضور، فكّر في صياغة أسئلتك لتحديد مؤشر صافي الترويج (NPS). يتضمن ذلك طرح أسئلة رئيسية على الجمهور حول مدى احتمالية توصيتهم بفعاليتك.

7. الشمول والتنوع

يُقاس نجاح الفعالية بجودة الحوار وخبرة المتحدث في الموضوع. ولذلك، أصبح الشمول والتنوع من سمات الفعاليات عالية الجودة . كلما زاد تنوع المتحدثين، استفادت الحوارات من ثراء الأفكار ووجهات النظر والخبرات. وعندما يرى الناس أنفسهم ممثلين، يزداد احتمال حضورهم فعاليتك.

عند مراجعة فعاليتك الأخيرة، اسأل نفسك: هل كان الحضور والمتحدثون ممثلين تمثيلاً كافياً لأصوات وتجارب متنوعة؟ وهل مُنحت هذه الأصوات المختلفة الوقت والمساحة الكافية لإيصال رسالتها؟

8. النجاح التقني

مع تزايد تعقيد الفعاليات الافتراضية، يحتاج منظمو الفعاليات إلى تحسين جودة الصوت والصورة. في رحلة التميز التقني، يُقاس النجاح بعدد (أو انعدام) المشاكل ووقت التوقف. على وجه الخصوص، يجب على منظمي الفعاليات الاهتمام بجودة الصوت والصورة، وجودة البث، وسهولة الوصول إلى فعالياتكم.

غالبًا ما تتطلب استراتيجيات تحسين تفاعل الجمهور، مثل الألعاب التفاعلية، استخدام أدوات رقمية متعددة. ويُعد مدى سلاسة دمج هذه الأدوات مقياسًا آخر لنجاح الفعاليات.

الأخطاء الشائعة عند قياس نجاح الحدث

إن معرفة المقاييس المناسبة ليست سوى الخطوة الأولى نحو قياس أداء الفعالية. أما الخطوة التالية فتتمثل في تجنب المفاهيم الخاطئة والأخطاء الشائعة التي يقع فيها مديرو الفعاليات عند قياس نجاحها. إليك بعضًا منها:

• الانشغال بالمقاييس الزائفة - لا تركز على المقاييس التي تجعل حدثك يبدو ناجحًا فحسب. بدلًا من ذلك، ركز على القياسات الدقيقة والهادفة التي تُقدم مؤشرًا حقيقيًا على نجاح الحدث.
• إغفال البيانات النوعية - يصعب قياس بعض مقاييس الفعاليات كميًا. تجربة الحضور، وسهولة الوصول، والشمولية، وجودة البث، أمثلة على عوامل نوعية لا ينبغي إهمالها.
• قياس تجربة فئة محددة من الحضور - قد تختلف تجارب الجمهور باختلاف الفئات السكانية. على سبيل المثال، إذا كان لديك جمهور متعدد اللغات، فقد تختلف آراء المشاركين الناطقين باللغة الإنجليزية عن آراء المشاركين الناطقين بالإسبانية. في هذه الحالة، يُعدّ فهم هاتين الفئتين من الجمهور أمرًا أساسيًا لفهم كيفية استقبال فعاليتك بشكل شامل.
• إهمال "الصورة الأشمل" - التركيز المفرط على مجموعة محدودة من المقاييس قد يؤدي إلى الفشل في مجالات أخرى. على سبيل المثال، إذا كنت تستضيف فعاليةً ذات حضورٍ جيد ولكن بجودةٍ منخفضة، فإن التركيز على مبيعات التذاكر قد يُغفل عن مستوى تجارب الفعالية الضعيف. قد يؤدي تنظيم فعالياتٍ سيئة إلى انخفاض مبيعات التذاكر في المستقبل.
• القياس الخاطئ - اختيار مقياس خاطئ قد يُؤثر سلبًا على نجاح الفعالية. على سبيل المثال، قد يُعطي تتبع التفاعل على منصة تواصل اجتماعي نادرًا ما يستخدمها جمهورك انطباعًا بعدم تفاعل الحضور مع فعاليتك.

تحسين فهمنا لنجاح الحدث

لقد غيّر صعود الفعاليات الهجينة والافتراضية مفهوم نجاح أي فعالية. فبدلاً من التركيز فقط على عدد الحضور، أصبحت عوامل مثل الشمولية ومستوى التفاعل أساسية لاستضافة فعاليات رفيعة المستوى. يعكس هذا التغيير تحولاً نحو تجارب فعاليات هادفة يشعر فيها الحضور بالتقدير والتفاعل.

إلى جانب تحقيق حضور فعّال، تتراوح أولويات الشركة المستضيفة بين استقطاب الأشخاص المناسبين لحضور الفعاليات وتحقيق عائد استثماري جيد. بالنسبة لمديري الفعاليات، تُعد المقاييس المذكورة أعلاه بالغة الأهمية لتحقيق أهداف الشركة وضمان حضور فعّال.

ولكن هناك فرق بين معرفة المقاييس التي يجب تتبعها وامتلاك الأدوات اللازمة لقياس نجاح الفعاليات. لحسن الحظ، يمكن للعديد من التقنيات الرقمية وشركاء الحلول مساعدتك في تحقيق النجاح وإطلاق العنان لتجارب فعاليات قيّمة.

احصل على النجاح مع Interprefy

تُمكّن الفعاليات الافتراضية والهجينة الشركات من الوصول إلى جماهير ضخمة متعددة الجنسيات. ولتصميم تجارب قيّمة للجمهور العالمي، تحتاج الشركات إلى طريقة لكسر حواجز اللغة وتقديم فعالياتها باللغة الأم لكل مشارك. وهنا يأتي دورنا.

في Interprefy، نقدم منصة ترجمة سحابية للفعاليات الإلكترونية والهجينة وفعاليات الموقع. يتيح حل الترجمة الفورية عن بُعد لدينا ترجمة فورية، ويتكامل مع أي منصة فعاليات، مما يضمن للحضور تجربة عالية الجودة، بغض النظر عن اللغة التي يتحدثونها.

هل ترغب بمعرفة ما إذا كان حلنا يلبي احتياجاتك في ترجمة فعالياتك؟ انقر على الزر أدناه للتواصل مع أحد أعضاء فريق Interprefy.