أربع نصائح حول كيفية جعل الحدث ناجحًا

في كل مكان تنظر إليه، هناك تغير في صناعة الفعاليات. ضد خلفية من الاضطراب التكنولوجي، يحدث تحول في الديناميكيات التي تحدد العلاقات بين العلامات التجارية والوكالات والمستهلكين. قد يكون من الصعب التنقل عبر هذا التغيير وتحديد ما يجده ممثلو المؤتمر ذا قيمة, ما هو مجرد ضجيج, وما تحتاجه الآن لت جعل الحدث ناجحًا. 

لكن لا داعي للقلق. 

في هذه المدونة نحدد أربع نصائح رئيسية لإظهار كيفية جعل الحدث ناجحًا.

1. حدد التقنيات التي توفر الوقت والإدارة.

لقد عدنا للتو من مؤتمر International Confex في لندن وتفاجأنا برؤية عدد التطبيقات التنظيمية للفعاليات المتاحة متوفرة في السوق. بينما هناك الكثير من الأفكار المبتكرة، فإن الواقع هو أن استخدام التطبيقات التي يجب دمجها وتعبئتها وإطلاقها لكل فعالية يمكن أن يكون مستهلكًا للوقت ومجهدًا لكل من المنظمين والمستخدمين النهائيين. 

مع ذلك، يجب تبني التكنولوجيا المناسبة. نعلم أن المندوبين – وخاصة الحضور الأصغر سناً – لا يشعرون بالراحة فقط عند استخدام التكنولوجيا، بل يتوقعونها بشكل متزايد. لذلك، يُعد هذا اعتبارًا حاسمًا عند النظر إلى كيفية جعل الفعالية ناجحة. 

عند تحديد التقنيات التي يجب استخدامها لفعاليتك، اسأل نفسك الأسئلة التالية:

ما هو الهدف المركزي لفعالي وكيف يمكن للتكنولوجيا أن تساعدني في تحقيقه؟ ما هي توقعات الحضور؟ 

Look at the demographics of your attendees, what are their interests? Are there any cultural considerations? Do they have the necessary tools in place to effectively navigate the venue and make connections with speakers? Moreover, does the technology you’re considering using reduce admin, save costs, improve the event layout or enhance the user experience? If the answer is yes to one or more of these criteria, it’s worth considering. 

2. يجب أن يتدفق حدثك بسلاسة ويظل مختصرًا 

التكنولوجيا قد سهلت التبادل السريع للأفكار. نحن’ قادرون على الحصول على المعلومات في الوقت الحقيقي وعند الطلب عبر أجهزتنا الذكية. أحد العواقب هو أن المستهلكين – وبالتالي ممثلي الحدث – يرغبون في الوصول مباشرة إلى النقطة. وبسرعة. في الوقت نفسه، الطريقة التي نتلقى بها المعلومات ونتفاعل مع الآخرين قد تغيرت. نحن’ معتادون على الحصول على البيانات من مصادر متعددة بطريقة أقل تنظيمًا مما كنا نفعله قبل العصر الرقمي. فكر في كيفية عكس ذلك في حدثك. ما هي العناصر غير الضرورية في حدثك؟ تخلص منها. كيف يمكنك نقل المعلومات بطريقة ذات معنى تشجع المشاركين على التفاعل؟ 

3. التخصيص هو المفتاح

عند البحث كيفية جعل الفعالية ناجحة، التخصيص أصبح هو السائد اليوم. إنه لم يعد كافياً الاعتماد على نهج ‘مقاس واحد للجميع’. لأن الشركات تمتلك فهماً أعمق لسلوك المستهلك، فإن المستهلكين اليوم يأخذون النهج المخصص كأمر مفروغ منه. ابدأ بالعودة إلى الوراء من خلال التعرف على جمهورك. يمكنك القيام بذلك عن طريق إعداد بعض ملفات الشخصيات لتحديد الاهتمامات الفريدة وتوقعات المشاركين. هل تم تلبية احتياجاتهم؟ كيف يمكنك ضمان شعورهم بالراحة في بيئة فعاليتك؟ من خلال طرح مثل هذه الأسئلة، يمكنك رفع فعاليتك إلى المستوى التالي.

4. كن على علم بمدى دولية المشاركين لديك 

في الفترة من 2016 إلى 2017  دراسة   في ألمانيا كشفت ارتفاعًا بنسبة 18٪ ارتفاع في المشاركين الدوليين وأكثر من 3 ملايين حدث تم استضافتها. ألمانيا ليست وحدها. هذا اتجاه عالمي. ومع ذلك، كانت الصناعة بطيئة في الاستجابة. نلاحظ أن الأحداث الدولية غالبًا ما تُقدم بلغة واحدة. هذا يثبط التفاعل ويُعدّ مزعجًا للمتحدثين والمندوبين على حد سواء الذين، في العصر الرقمي اليوم’، يتوقعون استجابة مخصصة ومعززة بالتكنولوجيا لهذه التحديات. أزال منصة Interprefy المتزامنة عن بُعد الإدارة وخفض التكاليف لمنظمي الفعاليات، مع تحسين تجربة المستخدم بشكل كبير. 

Interprefy قامت Interprefy بثورة في مجال الترجمة الفورية. منصتها القوية القائمة على السحابة يمكنها توفير الترجمة الفورية عن بُعد للاجتماعات الفردية، وجولات الطاولة المستديرة، والفعاليات المؤسسية والمؤتمرات الكبيرة،بعدد اللغات المطلوبة. المنصة سهلة الاستخدام تسمح للمترجمين بالعمل عن بُعد والمشاركين باستخدام هواتفهم الذكية كجهاز استقبال عن طريق تحميل التطبيق المخصص. لأن المترجمين لا يحتاجون إلى السفر ولا يلزم وجود معدات سمعية بصرية أو أكشاك ترجمة في الموقع، وتوفير التكاليف مقارنةً بتقنية الترجمة التقليدية كبير. 

عملت Interprefy عن كثب مع منظمي الفعاليات حول العالم في بعض أكبر المعارض والمؤتمرات لتوفير الترجمة الفورية عن بُعد بعدة لغات. يمكن للمستخدمين تعيين مترجمين خاصين بهم، أو الاستعانة بوكالة، أو بدلاً من ذلك يمكنهم الوصول إلى بعض من أفضل المتخصصين في اللغات في العالم كجزء من خدمة اللغة الخاصة بـ Interprefy’.