عشر نصائح لإنشاء فعاليات هجينة دولية مذهلة

أجبرت جائحة كوفيد-19 والإغلاقات اللاحقة خلال عامي 2020 و2021 مديري الفعاليات على إعادة التفكير في كيفية استضافة المؤتمرات والندوات وورش العمل والاجتماعات الأخرى.

وبما أن السلامة هي الشغل الشاغل، والعائق الأكبر أمام استضافة الأحداث المباشرة ، فقد احتاج مديرو الأحداث إلى بديل.

بالنسبة للعديد من الأشخاص، قدمت الأحداث الرقمية حلاً طبيعيًا وفعالًا من حيث التكلفة - فقد سمحت لمديري الأحداث بالاستمرار مع الالتزام بإرشادات التباعد الاجتماعي.

ولكن هذا ليس كل شيء - الجمع بين أفضل ما في الأحداث الرقمية والهجينة يوفر العديد من الفوائد مقارنة بالأحداث التقليدية، بما في ذلك الوصول الأكبر، والاستدامة (من منظور بيئي ومالي)، والشمول الأعلى، والمرونة للحضور - حيث يمكنهم اختيار كيفية مشاركتهم، مع "روتين" أقل بكثير حيث يمكن الوصول إليها عبر الإنترنت وأكثر من ذلك بكثير.

بعد أن أصبحت قيود الإغلاق شيئًا من الماضي، يخطط العديد من منظمي الفعاليات لمواصلة استخدام أو البدء في اعتماد تنسيقات الفعاليات الهجينة، من خلال زيادة حضورهم في الموقع والاستفادة من الحلول الإلكترونية. ووفقًا لبحث أجرته مدونة مدير الفعاليات (التابعة لشركة Skift)، فإن 70% من الفعاليات أصبحت الآن هجينة أو متاحة للحضور افتراضيًا.

أصبحت الفعاليات الهجينة خيارًا شائعًا. قُدّرت قيمة سوق الفعاليات الافتراضية العالمية بـ 77.98 مليار دولار أمريكي عام 2019، ومن المتوقع أن تنمو بمعدل نمو سنوي مركب قدره 23.2% بين عامي 2020 و2027 ، في حين يبحث العديد من متخصصي إدارة الفعاليات عن طرق جديدة للاستفادة من تقنيات الفعاليات عبر الإنترنت والافتراضية لخلق تجارب جديدة.

ولكن دعونا نتراجع بضع خطوات إلى الوراء ونتناول سؤالاً مهماً. 

ما هو الحدث الهجين؟

ببساطة، الحدث الهجين هو معرض تجاري أو مؤتمر أو ندوة أو ورشة عمل أو أي اجتماع آخر يجمع بين حدث "مباشر" شخصيًا ومكون "افتراضي" عبر الإنترنت.

لنأخذ ندوةً كمثال، حيث يمكن للمتحدثين (أو المشاركين) في الندوة الالتقاء شخصيًا، بينما يحضر الجمهور "عن بُعد" عبر حلول مؤتمرات الفيديو عبر الإنترنت. يتميز هذا النهج بمزايا عديدة، بدءًا من خفض التكاليف وتقليل المساحة المادية للفعالية، وصولًا إلى تمكين منظمي الفعاليات من الوصول إلى جمهور أوسع وتحقيق مستويات أعلى من التفاعل.

قد تكون مهتمًا أيضًا بمقال مدونتنا "ما هو الحدث الهجين وكيف أبدأ؟"

لماذا يجب عليك استضافة حدث هجين؟

بالمقارنة مع الإعدادات التقليدية في الموقع، فإن الأحداث الهجينة أكثر سهولة في الوصول إليها بشكل أساسي وتوفر "أفضل ما في العالمين" - أو حتى أكثر. 

على سبيل المثال، يتيح العنصر الإلكتروني للفعاليات الهجينة إمكانية توسيعها بشكل غير محدود، مما يسمح لمنظمي الفعاليات بالوصول إلى جماهير لم يكن من الممكن الوصول إليها سابقًا. كما يمكن بسهولة تلبية احتياجات الجماهير الجديدة الناطقة بلغات مختلفة من خلال الاستعانة بالمترجمين الفوريين - حيث يمكن لكليهما العمل عن بُعد نظرًا لأن فعاليتك تُقام عبر الإنترنت. لا حاجة لدفع رسوم التأشيرة أو تذاكر الطيران. ما عليك سوى تثبيت منصة إدارة فعاليات عبر الإنترنت وحل ترجمة فورية (مثل Interprefy) لتحقيق ذلك. خيار آخر هو استخدام حل ترجمة الكلام بالذكاء الاصطناعي، مثل Interprefy Aivia ، والذي يناسب الحضور الشخصي والافتراضي على حد سواء.

علاوة على ذلك، من خلال استضافة أحداثك عبر الإنترنت، فإنها تصبح أكثر "مرونة" - لم تعد مقيدًا بوقت أو مكان محدد وقد تحتاج فقط إلى مكان أصغر.

نحن جميعًا على دراية بفوائد الأحداث غير المتصلة بالإنترنت - الاتصال والتخصيص وما إلى ذلك، لذلك تظل هذه الفوائد موجودة حتى مع الأحداث الهجينة، مما يوفر للمشاركين خيار الحضور شخصيًا.

اقرأ المزيد عن فوائد الأحداث الهجينة هنا .

بالطبع، قد تُشكّل الفعاليات الهجينة تحديًا، بدءًا من الجوانب اللوجستية، وصولًا إلى خلق قيمة جديدة للعارضين والرعاة، ووصولًا إلى تلبية احتياجات مناطق زمنية مختلفة. لكن التحدي الحقيقي يكمن في تغيير طريقة تفكير الجهات التي تُقدّم خدماتها. فإقامة فعالية في الموقع مع إمكانية الوصول عبر الإنترنت كإضافة إضافية قد يُخيب آمال المشاركين عن بُعد.

إن مفتاح حل هذا التحدي هو إنشاء حدث واحد، ولكن تجربتين - ولدينا بعض النصائح لأفضل الممارسات حول كيفية القيام بذلك.

أفضل النصائح لاستضافة حدث هجين ناجح

• ركز على كلا جمهوريك

سيساعدك فهم جمهورك على اختيار قائمة شاملة من حلول ونصائح الفعاليات الهجينة. بمجرد أن تعرف احتياجات الحضور، يمكنك اختيار التقنية المناسبة، مثل منصات إدارة الفعاليات، وتحديد التجربة. تأكد من التركيز على احتياجات كلا الجمهورين بالتساوي. قد يميل البعض إلى التركيز على المشاركين في الموقع بشكل أكبر، نظرًا لارتفاع تكاليف مشاركتهم (السفر، التأشيرة، التذاكر، إلخ)، إلا أن أعداد الجمهور عن بُعد قد تتجاوز أعداد المشاركين في الموقع بأعداد كبيرة. لذا، فإن التركيز على احتياجات الجماهير المتنوعة التي ستجذبها هو الأساس.

• احصل على ممثلين في الموقع وعبر الإنترنت للحضور

لتسهيل تفاعل جمهورك معك ومع الحضور الآخرين، خصص ممثلين لك في الموقع وعبر الإنترنت. سيتمكن هؤلاء الحضور من تلبية احتياجات ضيوفك، وتزويدهم بمعلومات ومحتوى الفعالية، بالإضافة إلى توجيههم إلى ما يبحثون عنه. 

يعد الممثلون عبر الإنترنت مهمين بشكل خاص، حيث يمكنهم مساعدة الحضور في أي مشكلات أو قضايا تقنية قد يواجهونها، بالإضافة إلى مشاركة المحتوى المفيد ومساعدتهم على التواصل مع الحضور الآخرين عبر الإنترنت.

• ضع استراتيجية تسويق ومحتوى

لزيادة حضور فعاليتك الهجينة إلى أقصى حد، سوّق لها وروج لها مسبقًا. يشمل ذلك التسويق عبر البريد الإلكتروني، ووسائل التواصل الاجتماعي (وهو أمر بالغ الأهمية في عالمنا الرقمي اليوم)، وتوسيع نطاق وصول المتحدثين والرعاة. يُنصح بطلب الترويج لفعاليتك من المتحدثين والرعاة عبر قنواتهم (وخاصةً لينكدإن)، فهذا سيضمن لك جمهورًا راسخًا ومتفاعلًا. 

فكّر أيضًا في إعداد محتوى "حصري" للحضور المحتملين - وضّح في صفحة الحدث أن من يسجلون سيحصلون على محتوى من وراء الكواليس. هذا من شأنه أن يخلق حماسًا وحماسًا كبيرين حول فعاليتك. بعد انتهائها، اجعل المحتوى متاحًا للجميع لتتمكن من الاستمرار في جذب المهتمين.

• احصل على أفضل دعم فني عبر الإنترنت وفي الموقع

ماذا يحدث في حال تعطل الميكروفون أو ظهور مشاكل في الاتصال؟ لكل مشكلة محتملة، ستحتاج إلى دعم متاح، أكثر مما تحتاجه في حال تنظيم فعالية افتراضية أو عبر الإنترنت. علاوة على ذلك، تحتاج الفرق، سواءً عبر الإنترنت أو في الموقع، إلى تواصل جيد. في حالة Interprefy، يمكننا الاستعانة بشبكتنا من شركاء الصوت والصورة في الموقع. كما يمكننا التعاون مع أي شركاء لدى العميل.

من الناحية المثالية، بالنسبة لأحداثك الهجينة، يجب أن يكون لديك موظفون فنيون وشركاء يراقبون عن كثب لمعالجة أي مشكلات - يجب عليك أيضًا طمأنة الحضور (سواء عبر الإنترنت أو خارجه) بأن الخدمة العادية ستستأنف قريبًا نسبيًا.

إذا فشل حل إدارة الأحداث عبر الإنترنت الخاص بك، فمن الأفضل دائمًا أن يكون لديك خيار احتياطي يمكن نشره بسرعة. 

• العثور على المكان المناسب والعمل مع المالكين 

لا يوجد مكانان متماثلان؛ فلكثير منها إمكانياتها الخاصة كمعيار أساسي. بعضها أنسب للفعاليات من غيرها - مثل منصات التتويج ونظام الصوت المحيطي المُجهّز مسبقًا - لذا سيتعين عليك تقييم كل خيار بعناية لتحديد الأنسب لفعاليتك الهجينة. 

تُعد إمكانيات النطاق الترددي ضرورية، بالطبع، لأنك ستُلبي احتياجات جمهورك عبر الإنترنت وتحتاج إلى بث فيديو وصوت عالي الجودة. وبالمثل، يُعدّ جمال المكان مهمًا لكلٍّ من الحضور في الموقع والحضور عبر الإنترنت، لذا احرص على اختيار مكان ذي مظهر جميل ويُجسّد "موضوع" فعاليتك. 

بالإضافة إلى اختيار المكان المناسب، تعاون مع مُشغّلي المكان لإنشاء تصميم معماري مثالي. احرص أيضًا على جعله آمنًا ومُراعيًا لمسؤولية الاستدامة قدر الإمكان. سيُطمئن هذا الحضور ويعزز ثقة العلامة التجارية. 

المصدر الموصى به:

 دليل تخطيط الفعاليات الصديقة للبيئة: تنزيل مجاني

• استخدم المنصات والإعداد المناسبين 

توفر منصات إدارة الفعاليات عبر الإنترنت والاستضافة الافتراضية ميزات مختلفة. بعضها مناسب للفعاليات والمؤتمرات واسعة النطاق، بينما يتألق بعضها الآخر عند استخدامه للاجتماعات الشخصية الصغيرة. 

خصص وقتًا لتقييم الحلول المعروضة وقارنها بما تحتاجه. من الأفضل إيجاد ما يناسب احتياجاتك بدلًا من الاستثمار في حل شامل بميزات لا تستخدمها أبدًا. 

بالإضافة إلى إيجاد المنصات المناسبة لفعاليتك الهجينة، فأنت بحاجة إلى شركاء وتجهيزات تقنية لفعاليتك في الموقع وللتواصل مع فعاليتك الافتراضية. أنت بحاجة إلى فريق جاهز لإدارة كل هذا نيابةً عنك، وطاقم عمل لرعاية الحضور، وإلا فأنت تُعرّض نفسك لمخاطر جمة مجهولة. 

• لا تتجاهل حاجز اللغة

بما أن الفعاليات الهجينة أسهل وصولاً، يُتوقع حضور أشخاص من جميع أنحاء العالم. لذا، تأكد من وجود مترجمين فوريين وتحريريين قادرين على تلبية احتياجاتك اللغوية الأكثر شيوعًا. أسهل طريقة لمعرفة هذه المعلومات هي الاطلاع على بيانات الحضور - ما هي اللغات التي يتحدث بها معظم الناس؟ بناءً على هذه المعلومات، ابحث عن مترجمين فوريين وشركاء ترجمة مناسبين.

ولضمان تجربة سلسة - سواء في الموقع أو عبر الإنترنت - فإنك تحتاج إلى حلول ترجمة في الوقت الفعلي تسمح لهم بالاستماع إلى المحتوى وتفسيره للجمهور. 

تُسهّل حلولٌ مثل Interprefy تقديم الفعاليات لجمهورٍ متعدد الجنسيات على نطاقٍ واسع، ويمكن للمترجمين الفوريين العمل من أي مكان وفي أي وقت. كما يُمكن لفرق الدعم الفني والمشاريع في Interprefy دعمكم في الموقع أو عن بُعد.

أفضل ما في الأمر؟ يُمكن إضافة Interprefy إلى معظم منصات مؤتمرات الويب، وإدارة الفعاليات، والاستضافة الافتراضية الشائعة. لذا، لا يتطلب الأمر سوى القليل من الجهد لتشغيله.

• خذ إمكانية الوصول إلى خطوة أخرى للأمام

• اجعلها طريقًا ذا اتجاهين

العنصر الأساسي لتفاعل الجمهور هو منح الحضور فرصة المشاركة والتواصل مع الحضور في الفعالية. ويسهل تحقيق هذا "التكامل" من خلال توافر الأسس التكنولوجية المناسبة. على سبيل المثال، يمكن للمتحدثين دمج محتوى المشاركين الافتراضيين إما بمراقبة نافذة الدردشة أو الاستعانة بمنسق متخصص لاختيار التعليقات الشيقة أو الطريفة ونقلها. ومن الأساليب الأخرى بث بعض مقاطع الفيديو من الحضور الافتراضيين كجزء من العرض التقديمي. فعندما يرى أي من الحضور نفسه جزءًا من الفعالية، يضمن ذلك تجربة أكثر شمولية وفائدة.

• الحفاظ على الزخم مستمرا

بعد انتهاء الفعالية، لا مانع من الحفاظ على زخمها من خلال محتوى جديد ذي صلة يُمكن إرساله للحضور. كما يُمكنك تنظيم فعاليات داعمة متتالية بعد انتهاء الفعالية، مثل حلقة نقاش تتناول مواضيع رئيسية بعمق، أو حتى منح الحضور فرصة الانضمام إذا استوفوا معايير مُحددة. بمواصلة زخم الفعالية بعد انتهائها، يُمكنك تحقيق أقصى قيمة من استثمارك، وبناء دورة مُستمرة من الترويج للعلامة التجارية والتفاعل معها.

الأحداث الهجينة هنا للبقاء

مع استمرار مديري الفعاليات والمشاركين في إدراك فوائد القدرة على اختيار كيفية استضافة الفعاليات وحضورها على التوالي، ستستمر الفعاليات الهجينة في جذب الجماهير في جميع أنحاء العالم، سواء عبر الإنترنت أو خارجها.

التحدي الذي يواجه مديري الفعاليات هو تعقيد الحدث المزدوج. فعالية واحدة، تجربتان - ويجب أن يكونا متسقين. ما يُقدم عبر الإنترنت يجب أن يُحاكي بأقصى قدر ممكن في الواقع. على مديري الفعاليات الانتباه جيدًا لكيفية تفاعل الجمهورين مع فعالياتهم، واستخدام هذه المعلومات لتحسين أدائهم باستمرار.