كنت على رحلة من برشلونة إلى لندن مؤخرًا ووجدت نفسي أتأمل المأزق الذي يواجه منظمو الفعاليات اليوم عندما يتعلق الأمر باستخدام التكنولوجيا.
كان سبب رحلتي حضور معرض صناعي كانت شركتنا تشارك فيه. تُعد هذه المعارض وسيلة ممتازة للبقاء على اطلاع دائم على نبض الصناعة، وبذلك تمكنت من تخصيص بعض الوقت لحضور بعض الكلمات الرئيسية.
مرةً تلو الأخرى، كان المتحدثون الرئيسيون والبائعون العارضون يتحدثون بحماس عن هدف مركزي واحد: التفاعل في المؤتمر. كانت جماهير الفعاليات في الماضي مجرد مشاهدين سلبيين، هكذا يُقال. ولكن اليوم، مع التكنولوجيا المتطورة المتاحة في متناول أيدينا، المؤتمر التفاعل هو تركيز أساسي لـ التطبيقات، وبرامج مشاركة الشرائح، وتقنيات التفاعل السلبي هي الأدوات التي تمتلكها منظمات تخطيط المؤتمرات لتعزيز المؤتمر التفاعل. وتوقع العميل هو الحصول على بعض الإرشادات حول التقنيات التي يجب تضمينها في فعاليتهم لزيادة عدد التفاعلات إلى الحد الأقصى.
مؤتمر المنظمون بطبيعتهم يرغبون في تحقيق نتائج جيدة لعملائهم. وهناك ضغط هائل على المنظمين لفهم مشهد التكنولوجيا، الذي يملأه آلاف التطبيقات – بعضها يشمل حلول تفاعل جاهزة، والبعض الآخر يقدم تطبيقات متخصصة للغاية. المشكلة هي أنه في أي حدث غالبًا ما توجد عدة تطبيقات مختلفة، مما يتطلب من الحضور التمرير عبر منصات التوزيع الرقمية ثم البحث داخل تطبيق للحصول على معلومات محددة جدًا. بينما يمكنك القول إن هذا تفاعل، يمكنك أيضًا القول إنه’ إلهاء. وهو إلهاء غير ضروري.
إذًا، كيف يمكن للمتخصصين في الفعاليات تبني التكنولوجيا بفعالية لزيادة تفاعل المؤتمر بين الحضور؟
إذا 2019 كان عام المشاركة، أعتقد أن 2020 سيكون عام الانغماس. خلفيتي هي الاتصالات والتسويق. في صميم مهنتي هو السرد القصصي الجيد. أي علامة تجارية ناجحة ستكون قادرة على توصيل قيمها بوضوح واختصار للحفاظ على صلتها وحيويتها في عالمنا سريع الحركة. بنفس الطريقة، تحتاج الفعاليات إلى سرد قصة، وإذا أردنا حقًا المؤتمر المشاركة على المستوى العاطفي، هم سيحتاجون إلى نقل مجموعة متسقة ومتماسكة من القيم في كل خطوة من عملية التخطيط.
لماذا المؤتمر يقام في هذا الموقع؟ كيف يكون المتحدثون والعروض الخاصة بك ذات صلة بالرسالة العامة التي تحاول إيصالها؟ كيف تأخذ في الاعتبار الاحتياجات الخاصة لجمهورك وهل لديك سياسة تنوع لتلبية الخلفيات الثقافية واللغوية لجمهورك؟
مع هبوط الطائرة في هيثرو، استنتجت أنه لتجاوز مأزق التكنولوجيا، هذه هي الأسئلة التي يجب معالجتها في مرحلة التخطيط. إذا تمكن المنظمون من القيام بذلك، سيكونون في موقع جيد لاحقًا لزيادة تفاعل المؤتمر عبر جميع الأقسام. Once a logical sequence of events has been planned with an examination of the demographics of the audience, event organisers will be well placed to seek out technologies from suppliers who share their values and are therefore able to make an immersive and transformative event.
افهم الحدث. حوّله إلى رحلة. وأظهر للجمهور أنك قد فكرت فيهم. ثم ستحصل على رحلة غامرة سيتذكرها الناس.