كيفية استضافة اجتماعات أعمال متعددة اللغات بنجاح

عند عقد الاجتماعات مع الشركاء أو العملاء أو الموردين أو الزملاء عبر عدة دول، قد تشكل اللغة غالبًا عائقًا كبيرًا أمام التواصل الناجح.

لضمان عدم فقدان رسالة المشاركين' أثناء الترجمة، يختار منظمو الاجتماعات في الشركات، والمؤسسات الصغيرة والمتوسطة، والمنظمات غير الحكومية، والجمعيات، والمؤسسات إحضار مترجمين فوريين محترفين إلى اجتماعاتهم.

التكاملات من الترجمة الفورية المتزامنة (RSI) مزودي الحلول مثل Interprefy إلى برامج الاجتماعات الشائعة Microsoft Teams أو Zoom تجعل ذلك سهلاً.

بعد أن دعمنا عشرات الآلاف من الاجتماعات التجارية متعددة اللغات، حددنا بعض الممارسات الأساسية لضمان سير اجتماعاتك متعددة اللغات مع الترجمة الفورية بسلاسة.

عند استضافة اجتماعات متعددة اللغات

إذا كنت تقوم بتنظيم أو استضافة اجتماع متعدد اللغات مع الترجمة الفورية، نوصي باتباع النصائح التالية لضمان النجاح:

1. شارك دليل المستخدم للمنصة التي تختارها مع الحضور قبل الاجتماع - لا تفرط أبداً في تقدير المعرفة التقنية للمشاركين' وشارك تعليمات المنصة معهم قبل الاجتماع. إذا كانوا يعرفون بالفعل كيفية استخدامها، فبإمكانهم تجاهلها، ولكن إذا لم'يفعلوا ذلك، فإن هذا الإجراء البسيط يمكن أن ينقذ اجتماعك. الوقاية خير من العلاج وهو سهل كإرسال الرابط المناسب. في Interprefy، جمعنا جميع أدلة المستخدم لمنتجاتنا وجعلناها متاحة للجمهور في قاعدة المعرفة.

2. قدّم لمشاركيك إرشادات حول أفضل ممارسات الاجتماعات المتعددة اللغات قبل الحدث - بعض أفضل الممارسات للاجتماعات عبر الإنترنت تصبح أكثر أهمية في الاجتماعات المتعددة اللغات عبر الإنترنت. هذا يشمل جودة الصوت والحاجة إلى استخدام ميكروفونات وسماعات رأس مناسبة. في Interprefy، قمنا بإعداد فيديو توجيهي بسيط (متاح أدناه) يشرح للمشاركين بعض القواعد الأساسية لضمان نجاح الاجتماعات المتعددة اللغات مع الترجمة الفورية. يمكنك مشاركته مسبقًا حتى يكون الجميع مستعدين، وكذلك تشغيله في بداية اجتماعك كتذكير سريع وفعّال.

3. شارك أي عرض تقديمي أو مواد ذات صلة مع المترجمين قبل اجتماعك - على الرغم من أن مترجميك سيكونون خبراء في موضوع اجتماعك، فإن تزويدهم بمواد ذات صلة سيساعدهم على التعرف على المصطلحات الخاصة بالشركة والأسماء والمصطلحات الفنية التي قد لا يكونوا على علم بها.
   
   
4. إذا كنت مضيف الاجتماع، قدم لجمهورك إجراءاتك شفوياً - يمكن للصمت أن يجعل جمهورك يشعر بالانفصال عن اجتماعك، لذا حاول استخدام الإشارات اللفظية قدر الإمكان لإبلاغ المشاركين بما يجري. على سبيل المثال، إذا لم' تبدأ الاجتماع لأنك تنتظر انضمام المزيد من المشاركين، قد تقول "أرى أن بعض المشاركين ما زالوا غير متصلين، لذا سننتظر 5 دقائق أخرى لبدء المكالمة".

عند التحدث في اجتماع متعدد اللغات مع الترجمة الفورية

يعتمد اجتماع ناجح بشكل كبير على جودة الصوت التي يتلقاها المترجمون. إليك بعض التوصيات للمتحدثين لضمان قدرة المترجمين على الترجمة بفعالية ونقل رسالتك:

1. تأكد من أنك في بيئة هادئة وخالية من الصدى - هذا لن يساعدك فقط على التركيز بشكل أفضل في الاجتماع الحالي بل سيضمن أيضًا أن جمهورك والمترجم(ون) يسمعون صوتك فقط.
   
   
2. اختر ميكروفونات قابلة للتوصيل على نمط USB - تجنّب استخدام الميكروفونات المدمجة أو اللاسلكية لأنها قد تُحدث صدى أو تنفد بطاريتها أثناء الاجتماع. يرجى عدم استخدام الميكروفونات المدمجة في حواسيبكم أو سماعات الأذن، لأن جودة الصوت ببساطة لا تُرضي.
   
   
3. تحدث دائمًا مباشرة إلى جهاز الصوت وتجنب أي ضوضاء خلفية - الإجراءات غير الواعية مثل تقليب الأوراق، نقر القلم أو البعد كثيرًا عن الميكروفون يمكن أن تضر بجودة الصوت وتؤثر سلبًا على كل من الجمهور والمترجمين.
   
   
4. تأكد من أن يتحدث شخص واحد فقط في كل مرة وبوتيرة معتدلة - كن واعيًا لزملائك المشاركين وكذلك للمترجم. من السهل جدًا أن يشعر الحضور في الاجتماعات بالانفصال إذا لم يتمكنوا من السماع بشكل صحيح أو متابعة المحادثة، وهذا الأمر أكثر أهمية للمترجم الذي يحتاج إلى نقل الرسالة بلغة مختلفة. يمكن تجنّب ذلك بسهولة من خلال تبادل الأدوار في الحديث وتجنب قراءة نصك.
   
   
5. تجنب تبديل اللغات في منتصف الجملة - إذا كنت متحدثًا متعدد اللغات بطلاقة في أكثر من لغة، قد تُغرى بتبديل اللغات أثناء إلقاء خطابك. إذا كنت ستفعل ذلك، أخبر الجميع مسبقًا بقولك "أنا الآن سأتبدل إلى اللغة X (الإيطالية، الإسبانية، العربية، إلخ.)" حتى يتمكن الأشخاص الذين لا يفهمون تلك اللغة من الانتقال إلى القناة اللغوية المناسبة، كما يمكن للمترجمين تعديل إعداداتهم في أداة الترجمة. 

    

الآن أنت' جاهز. تأكد من اتباع هذه الخطوات، ولن يكون هناك ما يعيقك عن ضمان فهم الجميع في الاجتماع وفهمهم لك.

إذا كنت' ترغب في معرفة المزيد عن كيفية مساعدة Interprefy لك في استضافة اجتماعات عمل متعددة اللغات، مؤتمرات، اجتماعات عامة وما بعد ذلك، لا تتردد في حجز مكالمة تعريفية معنا اليوم.