بينما نحن منشغلون بالتخطيط لنهاية العام، تقوم العديد من الفرق بالتفكير في كيفية التعامل مع التجمعات في نهاية العام والاحتفال بالأعياد، حتى لو لم نتمكن من التواجد جسديًا في نفس المكان أو حتى في نفس المنطقة الزمنية.
أن تكون شركةً موزعةً بالكامل يعني إعادة ابتكار تجمعات نهاية العام لتشمل العالم الافتراضي. وبينما نفتقد بالتأكيد الاختلاط بالجماهير والهتاف مع زملاء الأقسام الأخرى الذين كانوا كرماء في مساعدتنا كلما دعت الحاجة، يمكن تصميم الاحتفالات الافتراضية لتشمل أنشطةً اجتماعيةً مفاجئةً، بل وجديدةً أيضًا.
في Interprefy، اجتمعنا للاحتفال بنهاية العام في عامي 2020 و2021 افتراضيًا، وعلى الرغم من أنها كانت الأولى بالنسبة للكثيرين، إلا أنها أسفرت عن تجارب سعيدة لا تُنسى، والتي ظلت حديث المدينة لعدة أشهر.
فيما يلي أهم النقاط التي تعلمناها من التخطيط للاحتفال الافتراضي بنهاية العام.
هناك آلاف الشركات والمستقلين الذين وجدوا لأنفسهم مكانة مميزة في توفير الترفيه للتجمعات الافتراضية، من الكوميديا إلى الموسيقى، وصولًا إلى رحلات الهروب الافتراضية. التخطيط المُبكر سيساعدك على اختيار أفضل الفنانين وشركاء الإنتاج لاحتفالك الافتراضي.
تذكر أيضًا أن بعض زملائك قد يبدأون إجازاتهم مبكرًا، لذا تأكد من إبلاغهم بتاريخ الاحتفال مبكرًا وإرسال بطاقة حفظ التاريخ.
عند إعداد برنامج احتفالك، تذكر أن هذه فرصة فريدة للكثيرين للقاء زملاء من مختلف الأقسام وتبادل أطراف الحديث. قد يُشكّل إرهاق العمل الافتراضي خطرًا على أي فعالية إلكترونية إذا كنت تُكثّف جدولك الزمني لأربع ساعات. حاول الالتزام بمدة البرنامج الرسمي، مع إضافة فترات راحة، وجلسات تواصل، أو حتى أنشطة مواعدة سريعة للقاء زملاء عشوائيين.
جلسات العمل، والعروض التقديمية، والألعاب، وكبائن التصوير - قد يكون تجميع كل هذه العناصر معًا وخلق تجربة سلسة أمرًا صعبًا. سيضمن لك فريق إنتاج الفعاليات الافتراضية المشارك مبكرًا تجارب خالية من الأخطاء للجميع، ويضمن لك عدم الحاجة إلى استكشاف الأخطاء وإصلاحها، والاستمتاع بالفعالية بنفسك.
إذا كنت تخطط لتوجيه الحضور إلى عدة مناطق خلال الفعالية، فيجب أن يكونوا واضحين بشأن ما يجب عليهم فعله في كل لحظة. إن وجود مُقدّم حفل يفتتح الاحتفال، ويقدم البرنامج، ويشرح قواعد التدبير المنزلي، ويضفي بعض الضحكات على الحضور أمرٌ مُفيدٌ للغاية. في العام الماضي، استضفنا كوميديًا بريطانيًا رائعًا افتتح الاحتفال بأغنية مستوحاة من Interprefy، وأجرى مقابلة مع مؤسس شركتنا، وحافظ على مستوى عالٍ من التفاعل طوال الفعالية.
بالتأكيد لديك الكثير من الأفكار الرائعة لأنشطة الفعاليات. لكن تذكر، بينما قد يجتمع بعض الأشخاص في مكاتبهم المحلية، قد يجلس الكثيرون أمام أجهزة الكمبيوتر ويصابون بإرهاق افتراضي إذا طال الوقت.
اجعلها قصيرة، وجذابة، ولا تنسى، ولكن اجعلها مفتوحة لأولئك الذين عادة ما يكونون آخر من يقفون في البار.
ألعابٌ مثل ألعاب الهروب الافتراضية أو مسابقات الحانات تُعدّ وسيلةً رائعةً لتسلية زملائك وجمع أشخاصٍ من جميع أنحاء العالم في فرقٍ صغيرةٍ لتعزيز روح الفريق. ستجدون في نهاية هذه المقالة قائمةً بأفكارٍ لأنشطةٍ ممتعة.
إن تلخيص الرئيس التنفيذي لأحداث العام أمرٌ لا غنى عنه. حاول دعم رئيسك التنفيذي بأفكارٍ لخطابه لجعله قصيرًا لا يُنسى. في احتفالنا العام الماضي، استعنا بمصمم جرافيك لتحويل الخطاب إلى رسمٍ حيّ، بينما استمرّ الخطاب. تمكّن الجميع من مشاهدة رئيسنا التنفيذي وهو يلقي كلمته، بالإضافة إلى رسمٍ يتطور في آنٍ واحد على الشاشة. نتج عن ذلك رسمٌ جميلٌ يُلخّص أحداث العام، وهو الآن يُزيّن جدارًا في مقرّنا الرئيسي.
مع أن برنامجك الرسمي قد يستغرق ساعتين إلى ثلاث ساعات، إلا أن العديد من زملائك سيرغبون في البقاء والاحتفال مع زملائهم. في العام الماضي، استخدمنا تطبيق wonder.me للتواصل المرئي الافتراضي، الذي يوفر مساحةً واسعةً تضم عدة مساحات للتجول بحرية، أو الانضمام إلى مكالمات الفيديو الجماعية، أو التواصل الفردي.
من الضروري ضمان مشاركة جميع زملائك على قدم المساواة في تجربة الحدث. قد يكون لديك زملاء لا يتقنون اللغة الإنجليزية للأعمال تمامًا، أو قد يعاني بعضهم من إعاقة بصرية أو سمعية قد تؤثر على تجربتهم. تتوفر العديد من الأدوات التي تساعدك على جعل الاحتفال تجربة شاملة، بدءًا من المنصات التي توفر تباينات لونية مختلفة وميزات سهولة الوصول، وصولًا إلى التسميات التوضيحية المباشرة والترجمة الفورية للغة.
باختصار: لا حدود للإبداع. أطلق العنان لإبداعك، وحاول أن تجعله بسيطًا، واجتماعيًا، وممتعًا، ومسليًا، وفي النهاية: لا يُنسى.
وإذا كنت بحاجة إلى أي مساعدة في ربط زملائك بلغتهم الأم، فلا تتردد في الاتصال بنا في أي وقت.