على الرغم من أن العمل عن بُعد قد وفر مرونة أكبر، إلا أنه لا يزال من شبه المستحيل جمع جميع الموظفين في مكان واحد في نفس الوقت.
المذكرات محجوزة بالكامل باجتماع بعد اجتماع، وهناك’ دائمًا شخص واحد الذي’ في إجازة سنوية.
إنه’ موقف صعب، خاصةً عند محاولة تقديم تحديثات الشركة المهمة إلى جميع الموظفين.
وهذا هو السبب في أن العديد من المنظمات تبدأ في تبني اجتماعات القاعة الافتراضية بنمط القاعة العامة.
الفرق بين حدث عادي واجتماع قاعة المدينة الافتراضي هو أنه عادةً ما يضم فرق قيادة على مستوى الشركة تقدم للموظفين جميعًا تحديثات شاملة للحفاظ على إطلاع الجميع ومعرفتهم.
من خلال اجتماع عام افتراضي، يحصل الموظفون على العديد من مزايا الفعالية الحضورية مع ميزة إضافية تتمثل في القدرة على الحضور من أي مكان في العالم.
إنهم’ أيضًا أداة رائعة لتعزيز ثقافة الشركة، وزيادة الترابط بين الفريق، والحفاظ على توافق الجميع مع رؤية المنظمة’.
مع ذلك، قد يكون الحفاظ على التفاعل خلال حدث افتراضي تحديًا، خاصة إذا كان ذلك’ حدثًا يستمر طوال اليوم ومع شعور الكثير من الأشخاص بالإرهاق نتيجة الاجتماعات المتواصلة عبر الفيديو.
إذن، مع 55٪ من العاملين عن بُعد يشعرون حاليًا بارتباط أقل بأعمالهم و69٪ يعانون من الإرهاق، إليكم أهم نصائحي لمنظمي الفعاليات لجعل اجتماعات القاعة الافتراضية أكثر جذبًا.
شغّل بعض الموسيقى في الخلفية بينما يبدأ زملاؤك ببطء في الانضمام. قد يستغرق الأمر بعض الوقت حتى يتصل الجميع’ ويُضبط الجو بينما ينتظر الآخرون.
ليس فقط أن هذا يحدد الجو، إنه’ كسر جليد رائع، لأنه عادةً ما يكون مفاجأة لطيفة وغير متوقعة لمعظم الناس!
ما هو أفضل طريقة لتعزيز معنويات الموظفين من خلال بدء الأمور باحتفال؟
تقدير الموظفين هو طريقة فعّالة لتعزيز التفاعل، واجتماعات القاعة العامة هي الطريقة المثالية لتأكيد أن مساهمة كل شخص’ تُقدَّر.
قد يكون ذلك جائزة موظف الشهر، لكنه يمكن أن يكون بسيطًا مثل إشادة من زميل آخر، أو مكافأة للأداء الاستثنائي، أو تقديرًا لإظهار قيم الشركة.
تشير الأبحاث حتى إلى أن العاملون يفضلون الثناء العام أو التقدير على الزيادة, لذا لا تخف من تقديم بعض التقدير المستحق.
هناك’ الكثير مما تريد’ إخبار زملائك به، لكن الوقت قليل جدًا.
مع جداول الجميع’ المزدحمة كما هي، لا تريد أن تُفرط في استنزاف انتباههم.
اجعلها مختصرة، مع جدول واضح وواقعي ولا يزيد عن 4 مواضيع. وحتى في هذه المواضيع، حاول تجنب الخوض في التفاصيل كثيرًا.
تأكد من إيصال الرسالة الأكبر بوضوح وأن تظل ثابتة. إن إعطاء تفاصيل مفرطة يخفف من قوة الرسالة وتعرضك لخطر فقدان انتباه زملائك'.
استخدام المتحدثين نفسهم دائمًا، أو حتى مضيف واحد فقط، في كل اجتماع عام يُعد متوقعًا ومملًا. لماذا لا تُعطي الميكروفون لشخص آخر ليشارك آرائه؟
ومن الأفضل إضافة لمسة حماسية باستخدام مجموعة متنوعة من المتحدثين من أقسام ومستويات إدارية مختلفة. وقد قامت بعض المؤسسات بخطوة إضافية، حيث حجزت متحدثين ضيوفًا ومحفزين للانضمام إلى مكالماتهم.
ولكن يُنصح بإدراج متحدث جديد على الأقل في كل اجتماع عام للشركة، بالإضافة إلى إتاحة الفرصة للموظفين للتعبير عن آرائهم. لا يقتصر ذلك على تمثيل وجهات نظر مختلفة فحسب، بل يخلق أيضًا فهماً أعمق لما يجري في جميع أقسام المنظمة.
متوسط مدة انتباه الإنسان حوالي 8 ثوانٍ، لذا فإن اختصار الأمور وجعلها قوية ومباشرة هو المفتاح للحفاظ على تفاعل الناس.
عادةً ما تحصل الفعاليات الأقصر، التي لا تتجاوز الساعة واحدة، على أعلى معدلات التفاعل بين الجمهور، فكلما طالت الفعالية زادت احتمالية تشتيت انتباه الأشخاص وفقدان التركيز.
تُعَدّ جلسات الانقسام أيضًا طريقة رائعة للحفاظ على التركيز، كما يُسمح بتخصيص وقت في نهاية كل عرض تقديمي أو قسم لأسئلة وإجابات Q&As. من خلال تقليل الزوائد والحفاظ على الفواصل بأطوال قابلة للهضم، يصبح انتباه الجمهور أقل عرضة للتذبذب.
شارك زملاءك من خلال إجراء استبيان أو لعبة بسيطة في بعض مواضيع جدول الأعمال. لا توجد طريقة أبسط للتفاعل من نقرة واحدة فقط، ومع ذلك تُنشئ اتصالًا سريعًا.
الموظفون يتطلعون إلى طرق جديدة للتفاعل مع بعضهم البعض وفرصة للخروج من اجتماعات الفيديو التقليدية، لذا كن مبدعًا.
لا يلزم أن تُعقد الاجتماعات داخل جدران المكتب الأربعة بعد الآن. شجع الموظفين على الخروج للمشي من حين لآخر مع الاستمرار في الانضمام عبر هواتفهم الذكية.
ليس كل فكرة يجب أن تكون فكرة عظيمة. التنوع هو توابل الحياة، لذا لا تخف من التجربة.
تأكد من الحصول على ملاحظات فريقك وتعديل نهجك عند الحاجة للحفاظ على مستوى ثابت من التفاعل.
تُسهل الاجتماعات العامة عبر الإنترنت أكثر من أي وقت مضى جمع الأشخاص من جميع أنحاء العالم معًا. المشكلة هي أن ليس الجميع يتحدثون نفس اللغة.
لتمكين الأشخاص من جنسيات وخلفيات مختلفة من التفاعل مع بعضهم البعض في الوقت الفعلي، يحتاجون إلى أدوات وبرمجيات بديهية توفر ترجمة سلسة أثناء سير الفعالية.
تضيف أدوات الترجمة الفورية مثل منصة Interprefy ترجمة مباشرة للفعاليات متعددة الجنسيات بجميع أحجامها، مع مساعدة المؤسسات على تعزيز الشمولية وتذليل حواجز اللغة، من خلال:
القدرة على الاستمتاع بحدث بلغتك الأم هي على الأرجح الطريقة الأكثر فاعلية لإنشاء تجربة جمهور متفاعل يمكن للجميع الانضمام إليها.
بمجرد أن تشارك تحديثات عملك وأهدافك القادمة، تأكد من أن يحصل موظفوك على فرصة لطرح الأسئلة والتواصل مباشرة مع فريق القيادة.
فكر في تخصيص بعض وقت الأسئلة&الأجوبة بعد كل متحدث في جدول أعمال القاعة الافتراضية.
ولكن حتى في أكثر الثقافات انفتاحًا ودعمًا، قد يكون طرح سؤال على الإدارة أمام جميع أفراد الشركة أمرًا مخيفًا.
قد يمتنع الموظفون عن ذلك خوفًا من كشف الجهل المحتمل. ولكن إذا وقف القائد وطرح سؤالًا، يحصل الموظفون على فرصة للمشاركة من موقع قوة.
ليس هناك ما هو أسوأ من حضور اجتماع وعدم القدرة على فهم كلمة واحدة مما يقوله أي شخص. قدم البيانات المالية فقط إذا كنت تستطيع إحيائها وجعلها ذات صلة بما تحتاج الشركة إلى التركيز عليه لاحقًا.
سواء كان هناك الكثير من المصطلحات التجارية أو الشرائح المرهقة للعين، احرص على تجنب المواضيع المعقدة للغاية لاجتماعاتك العامة واحفظ الرسالة بسيطة، مفهومة ومباشرة.
اجتماعات القاعة العامة هي أكثر بكثير من مجرد عرض تنفيذي الشركة لجمهور من الناس.
يمكن لهذه الفعاليات الشاملة أن تلعب دورًا حيويًا في تعزيز معنويات الموظفين، وتوجيه الاتجاه التنظيمي، والأهم من ذلك، الحفاظ على مشاركة الجميع.
على الرغم من أنه قد يظل من الصعب جمع جميع الموظفين في مكالمة واحدة، فإن الحفاظ على التفاعل في هذه المكالمات منذ البداية هو طريقة مضمونة لجعل اجتماعاتك ممتعة وتعليمية في آنٍ واحد.