يعتبر الكثيرون كليوباترا أول مخططة فعاليات مسجلة في التاريخ. كانت تدرك قيمة جمع الناس معًا للاحتفالات والإعلانات وغيرها من المناسبات. اشتهرت بتحويل اجتماع الجنرال الروماني مارك أنطوني إلى فعالية رائعة. دخلت كليوباترا الاجتماع وهي تطفو على النيل على ما يعادل اليخت الفاخر القديم — بينما كانت مرتدية زي إلهة فينوس. تحدث عن دخول مبهر.
كان هدف كليوباترا من لقاء مارك أنطوني واضحًا: رغبت في تكوين علاقة وثيقة معه. نتيجة فعاليتها؟ استمرت سلالتها في البقاء ليوم آخر. من المهرجانات الموسمية إلى حفلة رأس السنة الحديثة، حافظت الفعاليات على الهدف الأساسي نفسه: بناء الروابط وجمع الناس معًا لتجربة مشتركة.
بينما لم يتغير هدف الفعاليات، فإن الاستثمار الكبير المطلوب لإنشاء فعاليات أعمال حديثة يعني أن هناك ما هو أكثر على المحك. وهذا هو الحال بشكل خاص اليوم، مع مجموعة واسعة من الأدوات التكنولوجية التي تسهل العديد من جوانب إدارة الفعاليات.
تدفع الفعاليات المختلطة والافتراضية هذا الأمر إلى أبعد من ذلك، حيث يختبر العديد (إن لم يكن جميع) الحضور الفعالية عبر أجهزتهم. بالإضافة إلى إمكانية الوصول عبر الأجهزة، يمكن الانضمام إلى الفعاليات عبر الإنترنت من أي مكان تقريبًا على الكرة الأرضية. هذا يمنح الشركات فرصة للوصول إلى الجماهير على نطاق واسع. لكن هل الوصول إلى أكبر جمهور ممكن علامة على نجاح الفعالية؟ بعض الشركات تستفيد بالتأكيد من استضافة فعاليات أصغر تؤدي إلى روابط أعمق وتجارب تواصل أكثر معنى.
مع وجود العديد من العوامل المتغيرة ونماذج الأعمال المتنوعة، دعونا نُفكّر في كيفية تطور “النجاح” للفعالية لتلبية بيئة الأعمال المعاصرة.
ما هي أهداف فعاليتك؟ وكيف تعرف متى تكون قد حققتها؟ سيساعدك الإجابة على هذه الأسئلة في فهم ما يعنيه النجاح لعملك. ولكن لتحديد النجاح، يجب عليك أولاً اختيار المقاييس المناسبة التي تتبع تقدمك في تحقيق أهداف فعاليتك.
فيما يلي بعض أهم المقاييس لقياس نجاح الفعاليات الحديثة:
قياس عدد الأشخاص الذين يحضرون فعاليتك هو طريقة بسيطة لتحديد النجاح. ولكن عند حساب الحضور، يجب التمييز بين الذين سجلوا والذين حضروا فعليًا — كما Bizzado research يظهر، عادةً ما يظهر نصف الحضور المسجلين في يوم الفعالية.
عند تقييم أعداد المشاركين، ضع في اعتبارك عدد الحضور الذين يغادرون فعاليتك قبل أن تنتهي رسميًا. بينما من الطبيعي أن يخرج الأشخاص من النظام أثناء الفعاليات، قد تواجه مشكلة في التفاعل إذا غادر عدد كبير من الحضور الفعالية.
إذا كنت تستضيف حدثًا مدفوعًا، فإن الربحية والعائد على الاستثمار مهمان للغاية.
مع المحاسبة الصحيحة، يجب أن يكون من السهل تحديد هذا المقياس. ببساطة اجمع جميع إيراداتك ثم اطرح تكاليفك العامة. سيولد الحدث الناجح ربحًا صحيًا.
يمكن قياس تأثير الحدث أيضًا من خلال عدد الحضور الذين يتحدثون عن تجاربهم. نظرًا لأن معظم الجماهير متصلة رقميًا، فإن تتبع الإشارات على وسائل التواصل الاجتماعي يزودك بمؤشر فوري لنجاح الحدث. عدد الإشارات الإيجابية أو السلبية يوفر مقياسًا كميًا، بينما قراءة مشاركات الحضور ستزودك ببيانات نوعية حول شعور المشاركين بحدثك.
لتتبع وسائل التواصل الاجتماعي بسهولة، شارك معرف حدثك وشجع المشاركين على استخدام وسم بسيط ومخصص للحدث. بالإضافة إلى مراجعة المشاركات، فإن تحليل المشاعر ومقاييس التفاعل مهمة لتحديد كيفية تفاعل الجمهور مع الفعاليات.
بالنسبة للفعاليات الافتراضية والهجينة، يمكن أن تكون جودة وكمية البيانات المُولَّدة مؤشرًا على النجاح. إذا كان هدفك تحسين فعاليتك، على سبيل المثال، فإن توليد بيانات حول تفاعل الجمهور أمر حاسم لتحقيق هدفك. أو إذا كنت تستخدم الفعاليات للوصول إلى عملاء محتملين جدد، فإن جمع بيانات العملاء المحتملين يُعدّ أساسيًا لفهمهم ثم تحويلهم.
لكن الجودة مهمة للغاية هنا، فالبيانات منخفضة الجودة قد تسبب ضررًا أكبر من النفع. على سبيل المثال، قد يؤدي التقاط بيانات ضعيف إلى إنشاء صورة غير مكتملة عن العملاء المحتملين. وهذا يمكن أن يؤدي إلى تجارب سلبية للعملاء عندما تستخدم رسائل غير مناسبة لاستهداف هؤلاء العملاء.
إذا كنت تستخدم الفعاليات لإنشاء فرص مبيعات، يمكن قياس نجاح الفعالية بعدد العملاء المحتملين الذين تم توليدهم. نظرًا لأن ليس جميع العملاء المحتملين يتحولون، فإن طريقة تأهيلك وإسنادك لهذه العملاء عامل حاسم عند استخدام هذا المقياس. على سبيل المثال، قد يؤدي عدّ العملاء غير المؤهلين إلى إعطائك إحساسًا زائفًا بنجاح الفعالية.
طريقة أخرى لقياس النجاح هي مقارنة تكلفة اكتساب العميل المحتمل (CPA) للفعاليات مع استراتيجيات توليد العملاء المحتملين الأخرى لديك. سيوفر لك ذلك فكرة واضحة عما إذا كان من الأفضل إنفاق أموالك في مكان آخر.
كيف تعرف إذا كان الحضور قد استمتعوا بحدثك؟ تسألهم.
تُعد الاستطلاعات وسيلة مباشرة للحصول على ملاحظات المشاركين حول الفعاليات. بناءً على المعلومات التي تبحث عنها، يمكن إرسال الاستطلاعات قبل أو أثناء أو بعد الفعاليات. لتحسين معدلات الاستجابة، احرص على أن تكون الاستطلاعات قصيرة وسهلة الإجابة. مع منصة الفعاليات المناسبة، يمكن تنفيذ الاستطلاعات بسلاسة للفعاليات الافتراضية والهجينة.
للحصول على رؤى أعمق حول رضا الحضور، ضع في اعتبارك صياغة أسئلتك بحيث يمكنك تحديد مؤشر صافي المروجين (NPS). يتضمن ذلك طرح أسئلة رئيسية على الجمهور تتعلق بمدى احتمال توصيتهم بحدثك.
يمكن الحكم على نجاح الحدث من خلال جودة الحوار وخبرة المتحدث في موضوعه. لهذا السبب أصبح الشمول والتنوع مؤشرات على الفعاليات عالية الجودة. كلما كان فريق المتحدثين أكثر تنوعًا، كلما استفادت المحادثات من ثروة من الأفكار والرؤى والتجارب. عندما يرى الناس أنفسهم ممثلين، يصبحون أيضًا أكثر احتمالًا لحضور فعاليتك.
عند النظر إلى فعاليتك الأخيرة، اسأل نفسك: هل كان الحضور والمتحدثون ممثلين بشكل كافٍ للأصوات والتجارب المتنوعة؟ وهل تم منح هذه الأصوات المختلفة الوقت والمساحة المتساوية لتوصيل رسالتهم؟
مع تزايد تعقيد الفعاليات الافتراضية، يحتاج منظمو الفعاليات إلى التركيز على جودة الصوت والصورة. في مسار السعي نحو التميز التقني، يمكن قياس النجاح بعدد (أو نقص) المشكلات وفترات التوقف. وعلى وجه الخصوص، يجب على منظمي الفعاليات إيلاء الاهتمام لجودة الصوت والصورة، وجودة البث، ومدى سهولة الوصول إلى فعاليتكم.
استراتيجيات تحسين تفاعل الجمهور، مثل التحفيز عبر الألعاب، غالبًا ما تتطلب أدوات رقمية متعددة. مدى سلاسة دمج هذه الأدوات يُعد مقياسًا آخر لنجاح الفعالية.
معرفة المقاييس التي يجب استخدامها هي الخطوة الأولى فقط نحو قياس أداء الفعالية. الخطوة التالية تتضمن تجنب المفاهيم الخاطئة الشائعة والأخطاء التي يرتكبها مديرو الفعاليات عند تقييم نجاح الفعالية. إليكم بعضًا منها:
إن صعود الفعاليات المختلطة والافتراضية غير ما يعنيه النجاح للفعالية. بدلاً من التركيز فقط على أعداد الحضور، أصبحت عوامل مثل الشمولية ومستوى التفاعل حاسمة في استضافة فعاليات عالية المستوى. يعكس هذا التغيير تحولاً نحو تجارب فعاليات ذات معنى حيث يشعر الحضور بالتقدير والمشاركة.
إلى جانب خلق حضور ذي معنى، تتراوح أولويات الشركة المستضيفة من ضمان حضور الأشخاص المناسبين للفعاليات إلى تحقيق عائد صحي على الاستثمار. بالنسبة لمديري الفعاليات، فإن المقاييس المذكورة أعلاه لا تقدر بثمن في تحقيق أهداف الشركة وضمان حضور ذي معنى.
لكن هناك’ فرق بين معرفة المقاييس التي يجب تتبعها وامتلاك الأدوات لقياس نجاح الحدث فعليًا. لحسن الحظ، يمكن للعديد من التقنيات الرقمية وشركاء الحلول مساعدتك في تحقيق النجاح وإطلاق تجارب حدث ذات معنى.
تمكن الفعاليات الافتراضية والهجينة الشركات من الوصول إلى جماهير متعددة الجنسيات ضخمة. لإنشاء تجارب ذات معنى للجماهير العالمية، تحتاج الشركات إلى طريقة لكسر حواجز اللغة وعرض فعالياتها باللغة الأساسية لكل مشارك’. ذلك’ هو المكان الذي نتدخل فيه.
في Interprefy، نقدم منصة ترجمة سحابية للفعاليات عبر الإنترنت، والهجينة، والواقعية. تمكّن حلول الترجمة الفورية عن بُعد لدينا من الترجمة في الوقت الحقيقي وتتكامل مع أي منصة للفعالية، مما يضمن أن يتمتع الحضور بنفس التجربة عالية الجودة — بغض النظر عن اللغة التي يتحدثون بها.
هل تريد معرفة ما إذا كان حلنا يمكنه تلبية احتياجاتك من ترجمة الفعاليات؟ انقر على الزر أدناه للتواصل مع أحد أعضاء فريق Interprefy.