جائحة كوفيد-19 والإغلاقات اللاحقة خلال 2020 و2021 أجبرت مديري الفعاليات على إعادة التفكير كيف يقومون باستضافة المؤتمرات والندوات وورش العمل والاجتماعات الأخرى.
مع اعتبار السلامة أولوية أساسية، والعقبة الأكبر أمام استضافة الفعاليات الحية، احتاج مديرو الفعاليات إلى بديل.
بالنسبة للعديد، وفرت الفعاليات الرقمية حلاً طبيعيًا وفعّالًا من حيث التكلفة — سمحت لمديري الفعاليات بالاستمرار مع الالتزام بإرشادات التباعد الاجتماعي.
لكن هذا ليس كل شيء ’s not all — الجمع بين أفضل ما في الرقمية والحضور الفعلي، الفعاليات المختلطة توفر عدة فوائد على الفعاليات التقليدية، بما في ذلك وصول أوسع، الاستدامة (من الناحية البيئية والمالية)، شمولية أعلى، مرونة للمشاركين — حيث يمكنهم اختيار كيفية مشاركتهم، مع تقليل كبير لل“الإجراءات البيروقراطية” حيث أنها متاحة عبر الإنترنت وأكثر من ذلك.
الآن بعد أن أصبحت قيود الإغلاق شيئًا من الماضي، يخطط العديد من مديري الفعاليات للاستمرار في الاستخدام أو البدء في اعتماد صيغ الفعاليات الهجينة، من خلال زيادة حضورهم في الموقع مع الاستفادة من الحلول عبر الإنترنت. وفقًا للبحث الذي أجراه مدونة مدير الفعاليات (علامة Skift)، 70٪ من الفعاليات الآن هجينة أو لديها خيار الحضور افتراضيًا.
أصبحت الفعاليات المختلطة بوضوح صيغة مفضلة. قُدِّر حجم سوق الفعاليات الافتراضية العالمية بـ 77.98 مليار دولار في عام 2019 — و من المتوقع أن ينمو بمعدل نمو سنوي مركب (CAGR) قدره 23.2٪ من 2020 إلى 2027 — بينما يبحث العديد من محترفي إدارة الفعاليات عن طرق جديدة لاستغلال تقنيات الفعاليات عبر الإنترنت والافتراضية لإنشاء تجارب جديدة.
ولكن دعنا نعود خطوة إلى الوراء ونتناول سؤالًا مهمًا.
ببساطة، الحدث الهجين هو معرض تجاري أو مؤتمر أو ندوة أو ورشة عمل أو أي اجتماع آخر يجمع بين حدث “حَي” حضوري و“افتراضي” عبر الإنترنت.
خذ ندوة، على سبيل المثال — يمكن للمتحدثين في الندوة (أو الألواح) الاجتماع شخصيًا، بينما يحضر الجمهور “عن بُعد” عبر حلول مؤتمرات الفيديو عبر الإنترنت. هذا النوع من النهج يتمتع بالعديد من المزايا، من خفض التكاليف والبصمة المادية للحدث’ إلى تمكين مديري الفعاليات من الوصول إلى جماهير أوسع وتحقيق مستويات أعلى من التفاعل.
قد تكون مهتمًا أيضًا بمقال المدونة “ما هو الحدث الهجين وكيف أبدأ؟”
مقارنةً بالإعدادات التقليدية في الموقع، الفعاليات الهجينة أكثر سهولة بشكل أساسي وتوفر “أفضل ما في العالمين” — أو حتى أكثر.
على سبيل المثال، يعني المكوّن عبر الإنترنت للفعاليات المختلطة أنه يمكن توسيعه إلى ما لا نهائي، مما يتيح لمديري الفعاليات الوصول إلى جماهير كانت غير قابلة للوصول سابقًا. يمكن أيضًا تلبية احتياجات الجماهير الجديدة التي تتحدث لغات مختلفة بسهولة من خلال استخدام المترجمين — الذين يمكنهم العمل عن بُعد لأن فعاليتك عبر الإنترنت. لا حاجة لدفع رسوم تأشيرات أو تذاكر طيران. كل ما عليك هو تثبيت منصة إدارة فعاليات عبر الإنترنت وحل الترجمة الفورية (مثل Interprefy) لجعل ذلك ممكنًا. خيار آخر هو استخدام حل ترجمة الكلام بالذكاء الاصطناعي، مثل Interprefy Aivia, الذي يعمل لكل من الحضور الشخصي والافتراضي.
علاوة على ذلك، من خلال استضافة فعالياتك عبر الإنترنت، هي’أكثر “مرونة” — أنت’لم تعد مقيدًا بوقت أو موقع محدد وقد تحتاج فقط إلى مساحة أصغر.
نحن’ جميعًا على دراية بفوائد الفعاليات غير المتصلة — الاتصال، التخصيص، وما إلى ذلك، لذا يظل ذلك حتى مع الفعاليات المختلطة، مقدِّمًا للمشاركين الخيار لحضورها شخصيًا.
اقرأ المزيد عن فوائد الفعاليات الهجينة هنا.
بالطبع، يمكن أن تكون الفعاليات المختلطة تحديًا - من اللوجستيات إلى خلق قيمة جديدة للعارضين والرعاة إلى تلبية احتياجات المناطق الزمنية المختلفة. لكن التحدي الحقيقي سيكون تغيير عقلية الجمهور المستهدف. قد يؤدي تقديم حدث حضوري مع إمكانية الوصول عبر الإنترنت كإضافة منفصلة إلى خيبة أمل المشاركين عن بُعد.
المفتاح لحل هذا التحدي هو إنشاء حدث واحد، لكن بتجربتين — ولدينا بعض النصائح العملية حول كيفية القيام بذلك.
إن فهم جمهورك سيساعد على تصفية قائمة شاملة من حلول الفعاليات المختلطة والنصائح. بمجرد أن تعرف ما يحتاجه الحاضرون لديك — يمكنك اختيار التقنية المناسبة، أي منصات إدارة الفعاليات، وتحديد التجربة. تأكد من التركيز على احتياجات كلا الجمهورين على حد سواء. قد يميل البعض إلى التركيز أكثر على المشاركين في الموقع، لأنهم ربما يتحملون تكاليف أعلى مرتبطة بالمشاركة (السفر، التأشيرة، التذاكر، إلخ)، إلا أن الجمهور عن بُعد قد يتجاوز عدد المشاركين في الموقع بأعداد كبيرة. لذا فإن التركيز على احتياجات الجماهير المتنوعة التي ستجذبها هو المفتاح.
لتسهيل تفاعل جمهورك وتواصلهم معك ومع باقي الحضور، قم بتوفير ممثلين لكل من التجربة الميدانية والافتراضية. يمكن لهؤلاء الحضور خدمة ضيوفك، وتزويدهم بمعلومات الحدث ومحتواه، بالإضافة إلى توجيههم إلى ما يبحثون عنه.
الممثلون عبر الإنترنت مهمون بشكل خاص، حيث يمكنهم مساعدة الحضور في أي مشكلات تقنية أو مشاكل قد يواجهونها، بالإضافة إلى مشاركة محتوى مفيد ومساعدتهم على التواصل مع باقي الحضور عبر الإنترنت.
لزيادة حضور فعاليتك المختلطة’، قم بتسويق وترويج الفعالية مسبقًا بشكل جيد. يمكن أن يشمل ذلك التسويق عبر البريد الإلكتروني، ووسائل التواصل الاجتماعي (الضرورية في عالم اليوم’ الرقمي أولاً)، وكذلك وصول المتحدثين والرعاة. من المفيد’ طلب من المتحدثين والرعاة الترويج لفعاليتك عبر قنواتهم (خاصةً لينكدإن)، حيث سيوفر لك ذلك جمهورًا مُستقرًا ومشاركًا بالفعل.
أيضًا، ضع في اعتبارك تطوير “حصري” محتوى للحضور المحتملين — اجعل ذلك واضحًا على صفحة هبوط الحدث أن الذين يسجلون سيحصلون على وصول إلى محتوى خلف الكواليس. يمكن لهذا أن يخلق قدرًا كبيرًا من الحماس والضجة حول حدثك. بمجرد ’ ينتهي، اجعل المحتوى متاحًا للجميع حتى تتمكن من الاستمرار في جذب الأطراف المهتمة.
ماذا يحدث إذا تعطل الميكروفون أو ظهرت مشكلات في الاتصال؟ لكل “مشكلة” محتملة تحتاج إلى دعم متاح، أكثر مما تحتاجه في حدث غير متصل أو عبر الإنترنت فقط. ما’س أكثر، يجب أن تتمتع الفرق عبر الإنترنت وعلى الموقع بتواصل فعال. في حالة Interprefy، يمكننا الاستفادة من شبكة شركائنا في مجال الصوتيات والمرئيات في الموقع. يمكننا أيضًا التعاون مع أي من الشركاء الذين يمتلكهم العميل.
من الناحية المثالية، لفعالياتكم المختلطة، يجب أن يكون لديكم طاقم تقني وشركاء يراقبون عن كثب لمعالجة أي مشكلات — يجب أيضًا طمأنة الحضور (سواءً عبر الإنترنت أو حضورياً) بأن الخدمة العادية ستستأنف قريبًا.
إذا فشل حل إدارة الفعاليات عبر الإنترنت الخاص بك، فمن المفيد دائمًا وجود خيار احتياطي يمكن نشره بسرعة.
لا يوجد مكانان متشابهان؛ العديد منها سيملك قدراته الخاصة كمعيار. بعض الأماكن ستكون أكثر ملاءمة للفعاليات من غيرها — أي المنصات ونظام الصوت المحيطي المُعد مسبقًا — لذا سيتعين عليك ’ تقييم كل خيار بعناية لمعرفة ما هو الأنسب ’ لفعاليتك المختلطة.
تُعد قدرات النطاق الترددي أساسية، بالطبع، حيث ستقوم’ بتلبية الجماهير عبر الإنترنت وتحتاج إلى تدفقات فيديو وصوت عالية الجودة. وبالمثل، سيهم الجانب الجمالي للمكان كلًا من الحضور في الموقع وعبر الإنترنت، لذا تأكد من اختيار موقع يبدو جيدًا ويجسد “الموضوع” لفعاليتك.
بالإضافة إلى العثور على المكان المناسب، اعمل مع مشغلي المكان لإنشاء البنية المعمارية “المثالية” في الموقع. يجب عليك أيضًا محاولة جعلها “آمنة” ومسؤولة بيئيًا قدر الإمكان. سيطمئن ذلك الحضور ويزيد من شعور العلامة التجارية.
المورد الموصى به:
دليل تخطيط الفعاليات الصديق للبيئة: احصل على التحميل المجاني
تقدم منصات إدارة الفعاليات عبر الإنترنت والاستضافة الافتراضية جميعها ميزات مختلفة. بعضها مناسب للفعاليات والمؤتمرات واسعة النطاق، بينما يبرز البعض الآخر عندما تُستخدم للاجتماعات الصغيرة والشخصية.
خصص الوقت لتقييم الحلول المتاحة ومقارنتها بما تشعر أنك تحتاجه. من الأفضل العثور على ما يلائم متطلباتك بدلاً من الاستثمار في حل شامل يحتوي على ميزات لا تستخدمها أبداً.
بالإضافة إلى العثور على المنصات المناسبة لحدثك المختلط، تحتاج إلى شركاء وإعدادات تقنية لحدثك في الموقع وللتواصل مع حدثك الافتراضي. تحتاج إلى فريق جاهز لإدارة كل ذلك لك وموظفين للاهتمام بالحضور، وإلا فإنك ’re تعرض نفسك لمخاطر غير معروفة هائلة.
نظرًا لأن الحدث المختلط يصبح أكثر وصولًا بشكل لا نهائي، يجب أن تتوقع حضور أشخاص من جميع أنحاء العالم. ومع وضع ذلك في الاعتبار، تحتاج إلى التأكد من وجود مترجمين ومفسرين قادرين على تلبية أكثر الاحتياجات اللغوية “الشائعة”. أسهل طريقة لاكتشاف هذه المعلومات هي مراجعة بيانات الحضور الخاصة بك — ما هي اللغات التي يتحدثها معظم الأشخاص؟ بناءً على هذه المعلومات، ابحث عن مترجمين وشركاء تفسير يتناسبون مع احتياجاتك.
لضمان تجربة سلسة — سواء في الموقع أو عبر الإنترنت — تحتاج إلى حلول الترجمة الفورية التي تسمح لهم بالاستماع إلى المحتوى وتفسيره للجمهور.
تُسهل حلول مثل Interprefy تقديم الفعاليات للجماهير متعددة الجنسيات على نطاق واسع، ويمكن للمترجمين العمل من أي مكان وفي أي وقت. كما يمكن لفرق مشروع ودعم Interprefy التقنية دعمكم في الموقع أو عن بُعد.
أفضل جزء؟ يمكن إضافة Interprefy إلى معظم منصات مؤتمرات الويب الشهيرة وإدارة الفعاليات والاستضافة الافتراضية. لذا لا يتطلب الأمر منك سوى القليل لتشغيله.
العنصر الأساسي لتفاعل الجمهور هو توفير الفرصة للمشاركين للمشاركة والتواصل مع الأشخاص في الحدث. هذه “الشارع ذو الاتجاهين” سهل تحقيقها مع الأسس التكنولوجية الصحيحة المتوفرة. على سبيل المثال، يمكن للمتحدثين دمج المحتوى من المشاركين الافتراضيين إما بمراقبة نافذة الدردشة أو من خلال اختيار منسق مخصص لتحديد وتعزيز التعليقات المثيرة أو الطريفة. تكتيك آخر هو بث بعض تدفقات الفيديو من الحضور الافتراضي كجزء من العرض. عندما يرى أي مشارك نفسه جزءًا من الحدث، فإن ذلك يضمن تجربة أكثر غمرًا ومعنى.
بمجرد انتهاء الفعالية، لا يوجد سبب لعدم الحفاظ على الزخم من خلال محتوى جديد ذي صلة يمكن إرساله إلى الحضور. يمكنك أيضًا ربط فعاليات داعمة بعد ذلك، مثل حلقة نقاشية تستكشف الموضوعات الرئيسية بعمق أو حتى إتاحة فرصة للحضور للانضمام إذا استوفوا معايير معينة. من خلال الحفاظ على الزخم بعد الفعالية، يمكنك تحقيق أقصى قيمة من استثمارك وإنشاء دورة مستمرة من التعرض للعلامة التجارية والتفاعل.
كمديري الفعاليات والحضور يواصلون إدراك فوائد القدرة على اختيار كيف يستضيفون ويحضرون الفعاليات على التوالي، ستستمر الفعاليات المختلطة في جذب الجماهير حول العالم، سواءً عبر الإنترنت أو دون اتصال.
التحدي الذي يواجه مديري الفعاليات هو تعقيد العملية المزدوجة. حدث واحد، تجربتان — ويجب أن تكونا متسقتين. ما’ يُقدَّم عبر الإنترنت يجب أن يُعاد إنتاجه خارج الإنترنت بأقرب قدر ممكن. يحتاج مدراء الفعاليات إلى إيلاء اهتمام كبير لكيفية تفاعل الجمهورين مع فعالياتهم واستخدام تلك المعلومات لتحسين ما يقومون به باستمرار.